３．運用保守とそのコスト
無人受付システムは会社がオフィスを開いている間、ずっと稼働し続けることになるので、その運用保守についても気になるところだ。
無人受付システムはクリティカルな基幹系システムとは異なり、冗長構成などはとらない。従ってトラブルが発生すると、来訪者に迷惑をかけることになり、その企業に対するイメージは間違いなく低下してしまう。また、組織変更や人事異動が発生するたびに、その変更を速やかに無人受付システムに反映させる必要もある。
そこで、故障に関するハードウェアメンテナンスのサポート体制と、データ更新を中心としたソフトウェアメンテナンスの容易性をチェックすることが大切なポイントになる。
例えば、ハードウェアメンテナンスに関しては、電源のオン／オフのみの操作で使えるようにしたり、ディスクレスにしたりすることで低い故障率を実現している製品が望ましい。また、障害が発生した場合の対応（ヘルプデスクの有無、保守拠点数、技術員の派遣、代替機の設置、設定情報のリカバリなど）をチェックすること。
一方、ソフトウェアメンテナンスに関しては、待受画面とメニュー画面のカスタマイズのしやすさや登録データの更新手順などを確認しよう。例えば、日本電通のオレッセシリーズの場合、データ管理用の専用プログラムが提供されており、社員数は2000名まで、所属部署数は100まで、所属課数は500まで、データ登録することができ、LANによるリモートメンテナンスも可能だ。変更したデータは即時反映され、メンテナンス用パソコン1台で、複数台の無人受付システムのデータを保守することができる。
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| 日本電通の「オレッセシリーズ」のデータメンテナンス画面 |
さらに、ネイクスの升田直宏氏は、「各社で、保守サポート料金や機器の導入設置料金に差があるので、コスト比較を行うときは本体価格だけでなく、これらのコストも含めて評価する必要がある」とアドバイスしている。
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