新興サービスは、医療系システムや一般企業のICTシステムの構築・運用・保守を手がけるICTサービスプロバイダーだ。同社の大きな特徴の1つは、「24時間365日対応」のオンサイトサービスを全国で提供していること。

「沖縄から北海道まで、14支店・48営業所に配置された約800名の作業員が、全国のお客様の事業所に出向いて、提案・設計・構築から運用・保守まで一貫したサービスを提供しています」。同社代表取締役社長の福留泰蔵氏はこう紹介する。

東京・台東区の本社周辺にあるサービスセンターやテクニカルセンターも含めると、同社の事業所は全国64カ所を数えるが、課題の1つはこの全国に広がる拠点だった。「これらの拠点とのコミュニケーションをどう図っていくかは、非常に重要なポイントでした」と福留氏は言う。

新興サービス 代表取締役社長 福留泰蔵氏

そこで同社が約1年前に導入したのが、KDDIのiPadとWeb会議システム「KDDI TeleOffice」だった。「実は私自身はTeleOfficeの導入に半信半疑でした。あまり高い期待はせずに、『まあ、やってみろ』と導入したところがあります」と明かす福留氏。

しかし、それから1年後の現在、TeleOfficeは同社の経営に欠かせないツールになっていた。

新興サービスの本社があるCSタワー（東京都台東区浅草橋）

TeleOffice導入後、しっかり回り始めたPDCA「TeleOfficeの導入以前、支店の業務進捗状況については、支店長がメールで毎週報告し、確認するという形でした」と福留氏。

全国の支店長が本社に集まり、フェイス・トゥ・フェイスで会議が行えるのは、交通費や移動時間等の理由から、半年に1回のみ。「各支店長の業務のトレースをどのように行うかは、以前からの課題でした」という。

そこに変革をもたらしたのがTeleOfficeだった。

TeleOfficeは、クラウド型のWeb会議サービスだ。タブレット、パソコン、スマートフォンを使って、遠隔地にいる相手の表情を見ながら会議が行える。また、資料共有やホワイトボード機能も備えている。

新興サービスではTeleOfficeの導入後、本社での年2回の支店長会議に加え、TeleOfficeによる支店長会議も毎月開催するようになった。その際、利用しているデバイスはiPadだ。

「今は月1回、支店長と顔を合わせて、業務状況の確認や情報共有、本社からの指示などが行えるので、非常にコミュニケーションがよくなりました。まあ、支店長からすると、以前は社長に半年に1回怒られればよかったのが、毎月怒られるのですから、前のほうが楽だったかもしれませんが（笑）」

同社では、KPI（重要業績評価指標）を設定し、それに基づきPDCAサイクルを回すという取り組みを進めているが、「TeleOfficeの導入後は、PDCAがしっかり回り始めた、という実感があります」と福留氏は確かな手応えを感じている。