働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、テレワークを採用する企業が増える今、Web会議やビジネスチャットをはじめとしたコラボレーションツールの利用が拡大している。

なかでも一際存在感を増しているのがMicrosoft Teams（以下、Teams）だ。2019年12月時点でのグローバルの1日当たりのサービス利用者は2000万人だったが、2020年3月には4400万人、4月には7500万人と急成長している。国内においても、日経225企業の84%がTeamsを利用している（2020年3月時点）。

「もともとTeamsは新型コロナウイルス感染症が流行する前から勢いがあり、毎月10～15％ほどの成長率だった。それが今回のコロナショックで加速した印象がある」と日本マイクロソフト Microsoft 365 ビジネス本部 プロダクトマーケティグマネージャーの吉田馨一氏は説明する。

日本マイクロソフト Microsoft 365ビジネス本部 プロダクトマーケティング マネージャー 吉田馨一氏

Teamsはチームでコラボレーションするためのプラットフォームだ。チャットや外線通話機能のほか、ファイルの共有・編集、Web会議、外部アプリケーションの操作などがTeams上だけで完結する。デバイスを問わずに使えるのもポイントだ。Windowsに限らず、Mac、iPad、iPhone、Android、Webブラウザ、Linux、そしてHoloLens 2のようなウェアラブルデバイスにまで対応している。

吉田氏によれば、MicrosoftではTeamsのプライバシーやセキュリティ対策に力を入れているという。例えば、Web会議では組織外のメンバーが参加する際、直接参加か、誰かが許可を出すまでロビーで待機させるかを設定できるようにしている。資料の共有においては、他社のメンバーが自社データにアクセスできる範囲を制限できるゲストアクセス機能を用意。さらにAIがチャットを巡回し、いじめやハラスメントなどの言動を防ぐ機能も実装している。

また、HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）、GDPR（EU一般データ保護規則）、FedRAMP（連邦リスクおよび認可管理プログラム）、SOCなど90以上の国際的な規制基準、法律に準拠しており、「国内では金融機関やクラウドサービス事業者にもTeamsを利用いただいている」。こうした機密、個人情報を扱う業界から選ばれていることも、Teamsの安全性が高い証といえる。

図表1　Teamsはテレワークに必要な要素を全てカバーする

会議を“やりっぱなし”にしない　次のアクションまで徹底フォローコラボレーションツールの中でも、特に利用頻度が高い機能といえばWeb会議だろう。「Teams会議」なら、開催・参加が2ステップで簡単にできる。開催する側は、会議設定画面で日時や参加者を選択するだけ、参加する側は送られてきた会議案内のメールにあるURLをクリックするだけでよい。

新機能も続々と追加しており、最近では参加者のビデオ表示を3×3の9人表示に拡張したり、発言の意思表示ができる挙手機能や、背景をぼかしたり任意の画像にカスタマイズする機能などに対応した。

ただ、冒頭に述べた通りTeamsは様々なアプリケーションのプラットフォームだ。活用シーンはWeb会議に留まらず、例えば会議終了後について言えば、議事録や資料、会議の録画ファイルの共有、アンケート調査などもTeams上で行える。

「会議をやりっぱなしにするのではなく、会議を踏まえて次にどうアクションを取るかまでフォローできる。テレワークでは会議にフォーカスされがちだが、会議だけをやっているわけではなく、チームで何かを作り上げたり、お客さんと継続的な対話をしたりと色々な要素がある。Teamsはその一連の流れをカバーできる」