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ワークスタイル変革Day 2016 講演レポート

「ホワイトカラーの3割を機械化し、“個”の能力を最大限に引き出そう」、ブレインズテクノロジー濵中氏

文◎藤井宏治(IT通信ジャーナリスト) 2016.10.13

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ホワイトカラーの業務時間の3割を占めると言われている「情報検索」の効率化こそが、ホワイトカラーの生産性向上のカギになる。ブレインズテクノロジーの濵中佐和子氏は、その実現手段である企業内検索エンジンは、個の能力を最大限に引き出す役割も担うと語った。

企業内検索エンジンを導入した企業はどう変わったか?続いて濱中氏は、すでにNeuronを活用している企業の声をもとに、企業内検索エンジンのメリットについて、さらに詳しく説明していった。

ある大手製造業の場合、当初、企業内検索エンジンの効果に否定的だった。「『ファイルサーバー内の文書は18階層に分けて整理されており、またポータルサイトの情報も充実しているため、検索は必要ない』という考えだった」そうだ。

しかし、ファイルサーバーとポータルの実際の利用状況を調べると、衝撃の結果が出た。まずファイルサーバーのアクセスログを解析すると、約3分の1の従業員が1日平均1.2時間も、ファイルサーバー内での情報検索に時間を費やしていた。また、ポータルについても、TOPページと人事異動以外のコンテンツはほとんど閲覧されていなかった。

この事実を受け、同社はNeuronを導入に踏み切り、情報検索の効率化を実現したという。

その実際の効果だが、Neuronを導入した大手電機メーカーが行った社内アンケート調査によると、約6割のユーザーが情報検索の時間が短くなったと実感している。また、約6割のユーザーが毎週Neuronを活用し、Neuronで見つけた情報の活用率も7割に上っているという。

 

Neuronの導入効果
Neuronの導入効果

 

単なる効率化にとどまらない企業内検索エンジンの導入効果

企業内検索エンジンの導入効果は、単なる業務の効率化にとどまらない。

濱中氏が企業内検索エンジンの導入効果として強調したのは、「個の能力を最大限に引き出すことが可能になる」という点だ。

例えばNeuronを導入する大手電機メーカーの経営管理部長は、こう話しているという。

「株主総会のための情報収集に膨大な時間がかかっていたが、企業な検索エンジンの導入で本来の業務分析に時間が使えるようになった」

また、「提案書を再利用できるようになり、品質も向上したし、探す時間が30%以上、短縮しました」(大手製造業:営業部)という声もある。

企業内検索エンジンを導入すると、社内にある資産を今まで以上に有効活用できるようになる。その結果、個々の仕事の品質も向上するというわけだ。

 

検索時間の短縮効果に関するユーザーの声

 

さらに、「過去に同様の調査をしていたチームがいたことが発覚、資料の参照・再利用だけでなく、当時のメンバーへのヒアリングができた」(大手精密機器メーカー研究所)というコメントに代表されるように、社内に埋もれ、これまで活用されていなかったナレッジや人材の“発見”にもつながっている。

企業内検索エンジンがなければ、おそらくは見つからなかった個の能力を活用できるようになるのだ。

 

新しいナレッジや社内人脈の発見などにもつながる


“情報の開放”が個の能力を最大限に引き出すためには必要このように非常に大きな効果を生む企業内検索エンジンだが、濱中氏によると導入にあたって注意すべき点もあるという。それは、日本企業特有の情報ヒエラルキーである。

「あるユーザーの方が話していたことだが、大手企業の場合、多くの情報を持つことで社内での地位を確立している人が少なくない。そうした人は、企業内検索エンジンの導入による“情報の開放”に、やはり否定的な立場になりがち」

しかし、これでは個の能力を最大限に引き出すことはできない。

濱中氏はさらに別のユーザーの「世界的に見て、日本企業の弱さの1つはスピードの遅さ。従業員の力を信じ、情報の民主化を進めれば、業務の質は絶対に上がる」という声を紹介し、企業内検索エンジンによるホワイトカラー変革の重要性を訴えた。


Neuronを選んだ3つの理由このセッションでは濵中氏に引き続き、Neuronの販売代理店を務める丸紅情報システムズが、SIerの立場からNeuronの特徴などをあらためて説明した。

同社によると、企業内検索エンジンに対するニーズは年々高まっている。その背景にあるのは、まず企業内データの増加だ。ある調査によると、企業内のファイル数は年平均約40%も増えている。また、パブリッククラウドの普及などにより、ファイルの保管場所の分散化も進んでおり、このことも目的のファイルを見つけにくくしている。

こうしたなか、丸紅情報システムズが数多くの製品の中からNeuronを選んだのには、大きく3つの理由があったという。

1つめがコスト。低価格で無制限に利用できるNeuronのライセンス形態は、データの急増に悩む企業のニーズにフィットしている。

2つめは、セキュアであることだ。NeuronはActive Directoryとの連携により、従業員がアクセスできる情報を細かく制限することが可能だ。

最後が、シンプルであること。グーグルの検索エンジンを利用したことがあるユーザーであれば、すぐにでも利用できる使い勝手を実現していることが、利用を広げるうえで大きな力になるという。

丸紅情報システムズは、この3つを満たすNeuronを通じて、ホワイトカラーの生産性向上の実現に貢献していきたいと意欲を見せた。

 

本記事でレポートしたブレインズテクノロジー濱中氏の講演資料は
こちらからダウンロードできます
http://www.marubeni-sys.com/cgi-bin/ict/040_neuron-semi-dl.html
※外部リンク(丸紅情報システムズ株式会社)に移動します。



<企業内検索エンジン「Neuron」に関するお問い合わせ先>
丸紅情報システムズ株式会社
エンタープライズ事業本部
新規ビジネス開発室
neuron_sys@marubeni-sys.com
TEL:03-4243-4540

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