グループチャットで社員間のコミュニケーション頻度が増加

同社が利用しているKDDI ChatWorkの機能は、グループチャット、タスク管理、ビデオ会議だ。グループチャットについては、プロジェクトチームや部署、開発技術、趣味などのテーマ毎に“会議室”を作り、コミュニケーションを行っている。同社の役員3人をメンバーとすれば、社員は自由に会議室を作れるルールだ。

チャットを社内のコミュニケーションツールとして使い続けてきたオルトプラスだが、KDDI ChatWorkの導入効果をどう見ているのだろうか。「従来以上にコミュニケーション頻度が増えました」と和田氏は評価する。同じチーム内のメンバー同士はもちろん、チームを超えて技術的な問題解決に協力し合ったり、マーケティング施策などの成功例をシェアしたり、KDDI ChatWork上で活発なコミュニケーションが行われているという。

KDDI ChatWorkのグループチャット画面。画面左側には、自分が参加している“会議室”が表示されている

チャットの特徴は、メールのようにかしこまる必要がなく、気軽にコミュニケーションできることだ。「オーケストラというよりは、少人数のバンドのようなイメージ」。オルトプラス代表取締役CEOの石井武氏はホームページ上で、同社の開発スタイルをこう説明しているが、KDDI ChatWorkはバンドのような一体感とスピード感を実現するために必須のツールになっているのだ。

そのスピード感は、例えばシステム障害時にも活かされている。「何か普段と違う……」。ある社員がシステム障害の予兆に気づいたとき、チャットなら「何か変」などと気安く書き込める。ところが、メールで報告するとなると、どうしても「もっと確たる情報を掴んでから」となりがちで、「様子を見ていると手遅れになることがあります」（和田氏）。KDDI ChatWorkで“異変”を素早く共有することにより、問題の早期発見、早期対応につながっているという。

また、KDDI ChatWorkによるコミュニケーションには、オフィスの外からも参加できる。KDDI ChatWorkはスマートフォンやタブレットに対応。オルトプラスでは社員の私物端末からのKDDI ChatWorkへのアクセスを認めており、外出中や休日であっても、必要なときにはタイムリーにコミュニケーションできるようにしている。

なお、他のコミュニケーションツールとの使い分けだが、機密性の高い情報などについては、メールを使うように定めている。また、フェイス・トゥ・フェイスでコミュニケーションできる状況でも、「関係者全員できちんと情報共有しておきたいときには、あえてチャットを使うようにしています」と佐藤氏は説明する。

全社向けのメッセージにはグループウェアを使っているが、同時に「グループウェアに掲載しました」とKDDI ChatWorkに投稿しているとのこと。さらに総務部では、「台風が来ているから、今日は早めに帰宅しましょう」「お弁当屋さんが来ました」など、“軽め”の伝達事項を社員に伝えるのにもKDDI ChatWorkを利用しているそうだ。

ベトナムの開発子会社ともビデオ会議機能で距離の壁を越えて緊密に

オルトプラスではグループチャットに加えて、KDDI ChatWorkのビデオ会議機能もフル活用している。特に、ベトナム・ハノイにある開発子会社のスタッフとのコミュニケーションに大活躍しているという。

ベトナム子会社が設立されたのは2013年秋。そして、2014年春から本格的に業務がスタートした。KDDI ChatWorkの導入時期とちょうど重なっているわけだが、「KDDI ChatWorkがなかったら、ベトナム子会社とのコミュニケーションはうまく回らなかったと思います」とまで和田氏は話す。

KDDI ChatWorkのビデオ会議機能を使ってベトナム・ハノイ拠点にいるスタッフとコミュニケーション

ベトナム子会社には、専用のビデオ会議端末も用意されているが、日常的に使われているのはKDDI ChatWorkのビデオ会議機能のほうだ。チャットでやりとりしている最中、込み入った話になれば、そのままPC上ですぐにビデオ会議を開始できるのが、KDDI ChatWorkの良いところ。ビデオ会議機能の利用頻度が非常に高いため、専用のPCを用意し、日本-ベトナム間をビデオ会議でつなぎっ放しにしているプロジェクトチームもあるそうだ。

前述の通り、同社のビジョンは「世界中のタイクツをなくす」こと。将来的にはベトナムだけではなく、他の東南アジア地域にも拠点を展開していく計画を描いているが、「海外拠点とのコミュニケーションにおいて、KDDI ChatWorkはこれまで以上に重視されていくでしょう」と和田氏は語る。

創業時のメンバーはわずか4人。たった26日間で最初のアプリ「ダービーズキングの伝説」を完成させたというオルトプラス――。それから4年、従業員の数は200名以上に拡大し、ベトナムに開発子会社をもつまで急成長したが、KDDI ChatWorkをコミュニケーション基盤に、これからも創業当時の“一体感”と“スピード感”が失われることはなさそうだ。