“つながるチャンス”を確実に捉える
Lyncを導入すると、この流れはどう変わるのだろうか。モデルケースを示したのが下図だ。
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| 「今、何を使えばつながるのか」。それが分かるプレゼンスの果たす役割は大きい。電話が受けられないときでも情報が伝えられるIM、複数参加者でのディスカッションをいつでも始められるWeb会議も使いこなせれば、ビジネスのスピードは確実にアップする |
まず、プレゼンスによって、会社に行かずとも他のメンバーの状況が把握でき、IMあるいは電話で最新の情報を得ることができる。IMはテキストメッセージのやり取りだけでなく、ファイル転送やアプリケーション共有、ビデオ通話の機能も備えるため、提案書を編集しながらディスカッションを行うといったことも可能になる。
緊急の要件が発生した場合、電話が使えない商談中であっても、IMを使えば伝えることは可能だろう。プレゼンスアイコンはOutlookの予定表の情報とリンクして赤く（会議中）変化し、本人の状況（電話には出られない）は他のメンバーに伝わるが、もし商談に関わる重要な情報があった場合に「IMなら伝えられる」という判断ができる。
PCが利用できない移動中もスマートフォンがあれば、モバイル用クライアントからコミュニケーションが取れる。例えば、電車やタクシー内で資料を閲覧しているような場合、不明点があれば担当者のプレゼンスを確認して電話やIMで即座に確認することもできる。
もちろん、仕事とプライベートの切り替えも欠かせない。業務時間外になれば、それがプレゼンスでメンバーに周知される。至急対応しなければならないメールのみ返信しておこう。また、ビジネスタイムが異なる海外支社とのやり取りを行うケースであれば、勤務時間外の対応が求められることも多いはずだ。自宅にいても、インターネットを経由してIM、電話、Web会議が使える。音声通話も会社のVoIPネットワークを経由するため、個人の負担にならず、気兼ねなくコミュニケーションを取ることができる。
以上、Lyncの機能の一端を紹介してきた。次回からは、IM/プレゼンス、Web会議、VoIP通話の各機能をより詳細に解説していく。
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