日本政府も推進するテーマの1つである「働き方改革」。それを実現するための重要な要素がムダの排除だ。

大量に届くメールの確認と返信、発言の必要もなくただ参加するだけの会議――。そうしたムダを極力排除して、顧客を訪問したり、企画・戦略を立案したりといった本質的な業務に時間を使えるようにすることが、働き方改革の第一歩と言える。

「そのためにはまず働き方を見える化し、振り返ることができるようにする必要がある。そこから改善への気付きが得られる」と話すのは、日本マイクロソフト Officeマーケティング本部の輪島文氏だ。

日本マイクロソフト Officeマーケティング本部の輪島文氏（左）と、富士野光則氏

同社は2017年2月16日、「Office 365」で提供されているAI機能「MyAnalytics」に関する記者説明会を開催した。輪島氏が“働き方AI”と呼ぶこの機能は、Office 365を利用するユーザーの活動履歴をビッグデータとして収集して分析し、働き方を改善するための示唆を与えてくれるものだ。

作業時間の分析結果。「フォーカス時間」とは、
会議中などを除いた“自席で集中して仕事をしている時間”のこと

例えば、メール送受信の相手と回数、メール作業にかかった時間、会議に参加した時間と同席したメンバーなどのデータを分析し、「よく連絡を取り合っている相手は誰か」「どれくらいの時間をメールの確認と返信に費やしているのか」「会議に参加している時間はどの程度か」などを可視化する。

AIがアドバイス「急ぎでないなら、メールは翌朝に」
また、単に量的な情報を可視化するだけでなく“傾向”も分析し、改善に役立つアドバイスも与えてくれる。

よくメールを送り合っている、同じ会議に参加している時間が長いなど、
関係性の強い相手とのコミュニケーションの状況も可視化する

例えば、残業時間に送信したメールについて、受信者がそれを読むために費やした作業時間を分析する。緊急性の高い要件ならば仕方がないが、そうでないメールをわざわざ残業時間にやり取りすることは、送る側も読む側もムダだ。そこで、下の画面のように、推定される作業時間とともに「緊急性のないメッセージは翌朝まで保存しておきましょう」とAIがアドバイスする。

無駄な残業時間の引き金となっているような行為を抑止するようAIがアドバイスを行う