ライセンスの更新月を統一　ユーザーと代理店の管理省力化

多拠点運用では、拠点ごとの導入時期の違いが、そのままライセンスの更新時期のずれにつながる。更新時期が分散すれば、ユーザー企業の管理担当者だけでなく、更新手続きを担う代理店にも年間を通じて作業が発生する。そこでKOKOMOは、ライセンス期間を月単位で調整し、更新月を揃えられる仕組みを用意する（図表2）。

図表2　ライセンス期間の調整

例えば、4月と6月に導入した拠点があれば、担当者は毎年、別々の月に更新作業を行わなければならない。しかしKOKOMOなら、後から導入した拠点の契約期間を月単位で調整できる。初回更新時に契約期間を調整し、その次の更新から月を揃え、ライセンス更新のタイミングをまとめられる。

「全拠点が年1回の更新で済むようになるので、ユーザーの負担を軽くできます」と志川氏。販売後の更新作業まで見据え、ユーザー企業と代理店双方の管理を省力化する仕組みだ。リセール事業を通じて寄せられたユーザーの要望を、契約の仕組みにまで反映した。

導入準備から障害対応までメーカーが代理店を後方支援

導入時には、キッティングサービスを提供する。代理店やユーザー企業が記入したヒアリングシートを基に、APRESIA Systemsが機器の初期設定とクラウドアカウント登録を済ませてから出荷する。機器は設置してLANに接続すれば運用を始められ、導入時の作業を減らせるという。

こうしたメーカーによる支援は、運用開始後の問い合わせ対応にも及ぶ。「Wi-Fiがつながらない」などの問い合わせには、まずAIチャットボットが製品マニュアルを基に回答する。AIで解決できない場合は、APRESIA Systemsの専門チームがチャットで対応し、基本的な疑問から専門的な問い合わせまで段階的に支援する。

原因の切り分けが難しい場合は、ユーザー企業がクラウド画面で発行したパスコードを使い、専門チームがそのクラウド環境へリモートアクセスする。管理画面を確認しながら原因究明を支援するため、現地で取得した情報を何度もやり取りする手間を抑えられる。初期設定や専門的な障害切り分けをAPRESIA Systemsが後方支援することで、代理店の対応工数も減らせる。

多拠点企業に選ばれこれからも進化を続ける

KOKOMOの導入が進んでいるのは、1拠点に置く機器は数台程度でも、多数の拠点を展開する企業・団体だという。「地方に事務所や拠点を多く抱える団体などでの採用が特に目立ちます」と志川氏。少人数で多拠点を管理する環境ほど、一元管理とメーカー支援の効果は大きい。導入準備、日常管理、ライセンス更新、トラブル対応という運用の流れに沿い、ユーザー企業と代理店双方の工数を抑えるのがKOKOMOの狙いだ。

海外メーカー製品のリセールで蓄積した代理店・ユーザーの声を、自社製品の機能、ライセンス体系、サポートへ反映したKOKOMO──。今後も「手離れよく、どこからでも管理ができる」というコンセプトのもと、現場の課題に向き合いながら進化を続けていく。

＜お問い合わせ先＞
APRESIA Systems株式会社
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