ガートナージャパンは2019年4月17日、日本において急速に普及しつつあるという「クラウド・オフィス」に関する4つの予測を発表した。
ガートナーによれば、クラウド・オフィスとは「汎用的なオフィス・ツールやワークプレースの機能をSaaSとして提供するもの」。一般的には、電子メール、ファイル共有、Web会議、ドキュメント管理などの機能が含まれ、代表的なクラウド・オフィスとしてはMicrosoft Office 365やGoogle G Suiteなどが挙げられる。
今回発表した予測では、このクラウド・オフィスについて今後3～5年の間に予測される重要な変化や動向を「ワークストリーム・コラボレーション」「チャットボット」「仮想デスクトップ・インフラストラクチャ」「契約」の4つの観点から分析している。
まず、同期／非同期の両方に対応したチャット型コミュニケーションによって、共同作業向けワークスペースを提供するワークストリーム・コラボレーションに関して、「2022年までに、クラウド・オフィスを導入した企業の60%では、ワークストリーム・コラボレーションを駆使することで、従業員が参加していた対面型の会議の数が2019年に比べ半減する」と予測している。
ガートナーが2018年6月に実施した企業向けIT利用動向の調査結果によれば、従業員数2000人以上の大企業において、ワークストリーム・コラボレーションを標準搭載するクラウド・オフィスを利用している割合は、2017年の45％から69%に拡大している。また、大企業では従業員の43%が週10回以上会議に参加しており、多くの時間を会議に費やしていることも明らかになった。
一方で、ワークストリーム・コラボレーションの利用によって、ファイル共有などのやりとりがテーマ毎にカプセル化されることや、チャットによるリアルタイムのコミュニケーションが少人数の会議にも適していることが一部のユーザーには理解されつつあるとし、導入企業の担当者は、ワークストリーム・コラボレーションによる会議の効率化などに期待していると見ている。このことからガートナーでは、2022年までに導入企業の60%において、対面型会議の数が2019年に比べて半減すると予測している。
チャットボットについては、「2022年にかけて、大企業の人事部門の40%が人事系アプリケーションに特化したチャットボットを導入し、セルフサービス化や従業員満足度の向上を試みるが、その大半は十分に利用されない」と分析した。
昨今、大手ERPベンダーだけでなく勤怠管理などの関連ベンダーもチャットボット、仮想アシスタント、会話型AIの提供を始めている。また、クラウド・オフィス・ツールとチャットボットとの連携サービスを提供するベンダーも登場し、これらを導入する企業も出てきている。こうしたサービスの増加や、チャットボットの人事系業務に対する潜在的なインパクトの大きさから、HR Tech (人事領域に関する新興テクノロジ) への期待が高まっているという。
しかし具体的な導入にあたっては、仮に人事部門が既存のチャットボットとの連携や使い分けを無視して独自に進めた場合、かえって混乱を招き、人事業務の効率化や従業員の満足度向上にはつながらない恐れがあるとしている。
3つめの仮想デスクトップ・インフラストラクチャについては、「2022年までに、仮想デスクトップ・インフラストラクチャ (VDI) を導入している企業の40%が、Office 365の導入によって、ユーザー・パフォーマンスの低下などの課題を抱えるようになる」と予測している。
近年、特に大企業ではワークスタイルの変革を目的に、VDIの導入やOffice 365などのクラウド・オフィスへの移行が増加している。従来VDIとオンプレミスのオフィス・システムは同じデータセンター内に置かれていたが、オンプレミス環境をOffice 365へ移行するとオフィス・システムやコミュニケーション・プラットフォームがマイクロソフトのクラウドに移ることになる。その結果、従業員のパフォーマンスが低下したり、VDI構成の見直しなどが必要になるとガートナーは見ている。
最後の契約の観点からは、「2022年までに、包括割引を最優先に契約交渉したクラウド・オフィス・ユーザーの80%は、削減額以上の追加コストの支払いを迫られる」と分析した。
Office 365をはじめとするクラウド・オフィスの提案が増えており、ソフトウェア・ベンダーは通常よりも高い割引率を条件に、ユーザー数やバンドルされる機能数などが多い包括的な契約を勧める傾向があるという。
ガートナーは、クラウド・オフィスの機能強化やサービスの追加は今後も続くため、機能強化を理由とした値上がりや、機能変更による別契約の追加を迫られること、初回契約時の割引率が契約更新時には適用されないこともあると推測している。その結果、およそ3年以内に行われる最初の契約更新において、採用時の契約からのコスト増を余儀なくされるユーザーが広がると見ている。