コラボレーションのための重要ツールとなったGoogle Appsメールを目的に導入したGoogle Appsだったが、グリー社内では現在、様々な用途に活躍している。

例えば、スケジューラ機能のGoogleカレンダーだ。Google Apps導入後しばらくは、以前から利用していたグループウェアのスケジューラ機能を使っていたが、同じ機能を二重に持つのはもったいないため、Googleカレンダーへのリプレースを決めた。

「Googleカレンダーへの移行後は、社外からも自分や同僚、会議室の予定を確認できるようになり、利便性が大いに高まりました」と情報システム部の古屋高宏氏はその効果を語る。

開発本部 情報システム部 古屋高宏氏

オンラインストレージのGoogleドライブも、今ではグリーの業務になくてはならない大事なツールだ。Googleドライブ上でファイル共有し、文書作成機能のGoogleドキュメントや表計算のGoogleスプレッドシートで共同編集を行っている。

「同時編集の機能が非常に優れているので、コラボレーションのための重要ツールとして、すぐ社内に根付きました」と高橋氏は語る。

「例えば、議事録の作成など、今までは誰かがローカルのPC環境で作って、それを上長なりマネージャーに共有してレビュー後、再修正してfixし、関係者に送付する、といった段取りだったと思います。しかし、Google Appsなら、Googleドキュメントをオンライン上で複数人同時で編集できます。ですから例えば10人が参加した会議だったら、会議をしながら出席者数名が同時に議事録を編集し、作成できるので会議が終わる頃にはドラフトができています」（岡田氏）

Google Appsの共同編集機能によって、議事録の作成業務なとが抜本的に効率化

また、特定のリストや一覧表を数多くの社員に埋めてもらいたい時にはGoogleスプレッドシートも利用している。

「進捗確認表やタスク一覧、出欠表など、ちょっとした確認事項を関係者にまとめてお願いしたい場合などに使っています。グループチャットで関係者に一斉にURLを配布し、それを見たユーザーが一斉にファイルにアクセスして更新する様子などは見ていて気持ち良いです」と古屋氏は説明する。

Google Appsが、同社の業務スピード向上に大きく貢献していることが分かる。