NTTソフトウェア
ビジネス
ソリューション事業部
ディレクター
生駒勝幸氏

　スマートフォンやタブレットを業務に取り入れることは、多くの企業にとってもはや当たり前となっている。

　最近は「Office 365」「G Suite（旧Google Apps for Work）」などのクラウドサービスをスマートフォンやタブレットで利用し、業務効率化につなげようとする傾向が強い。

　モバイルやクラウドサービスの業務活用の本格化に伴い、ビジネスにおけるコミュニケーションは大きく変化し新たな課題も生まれている。

　例えば、複数のクラウドサービスを利用している場合、サービスごとにユーザーの連絡先などの情報を登録しなければならず、情報の分散が避けられない。登録先の相手に連絡を取る際には複数のサービスから同時に情報を確認することになり、煩雑で手間がかかってしまう。また、モバイル端末にメールや通話履歴が残ることで、紛失・盗難時の情報漏えいリスクも高まることになる。

　NTTソフトウェアのビジネス電話帳「ProgOffice Enterprise」は、社内外の電話帳情報をはじめ、ビジネスに必要な情報を集約し表示することで、これらの課題を解決することができる。

複数のクラウド情報を集約表示　営業情報や名刺情報とも連携

　ProgOffice Enterpriseは大きく3つの特長がある。1つ目が、さまざまなクラウドサービスと連携できることだ。Office 365やG Suiteのスケジュールなどの情報が、電話帳に自動的に反映される仕組みとなっている。

　社内電話帳では、登録されたメンバーの名前とともに、電話／メール／チャットのアイコンと各自のスケジュールが表示される。3つの連絡手段のうち適していないものはグレーアウト表示されるため、一目で最適な連絡手段を把握することができる。一例として、外出中であれば電話のアイコンがグレーアウトされ、「電話をかけたけれど繋がらない」といったことを避けられる。

　ProgOffice EnterpriseはOffice 365やG Suite以外に、名刺管理サービス「Sansan」や営業管理システム「Salesforce」とも連携している。社外電話帳として利用する場合には、Sansanの名刺情報が自動的にProgOffice Enterpriseへ連携される。スマホの電話帳に連絡先情報を個別に登録しなくても、名刺データと連携しているため着信時、誰から電話がかかってきたかが表示される。またSalesforceに登録されている活動履歴や予定が電話帳に連携表示される。それらの情報に応じて、おすすめの連絡手段をナビゲートする機能も備える。トラブル処理のようにメールでのやり取りが適切ではない案件の場合、メールのアイコンがグレーアウト表示されるといった具合だ。

社外電話帳として利用する場合には、「Sansan」の名刺情報や「Salesforce」の営業情報に応じて最適な連絡手段が電話帳に表示される

　なお、社内／社外電話帳とも頻繁に連絡を取る順に連絡先を表示させられるので、効率のよい操作を行える。

　最近は、在宅勤務やノマド（カフェなどオフィス以外のさまざまな場所でIT機器を活用する働き方）など多様な働き方を容認する企業が増えている。しかし、同じオフィスにいないと相手の状況がわからず、いつ、どのような方法で連絡を取ればいいか頭を悩ませることが少なくない。ProgOffice Enterpriseであれば、相手のスケジュールや状況を確認しつつ最適な連絡方法を選べるので、こうした悩みからも解放される。

　「複数のクラウドサービスの情報を一元管理できる点が、特にワークスタイル変革を推進している企業に評価され、導入につながっています」とビジネスソリューション事業部ディレクターの生駒勝幸氏は話す。

メールや電話、スケジュールなどビジネスに必要なコミュニケーションツールが電話帳と融合している

番号の自動切り替えでコスト削減　シンクライアント化で高い安全性

　ProgOffice Enterpriseの2つ目の特長が、コスト削減を実現することである。

　NTTドコモの内線ソリューション「オフィスリンク」と連携しており、スマホのProgOffice Enterpriseの電話帳から社内メンバーあてに外線発信しても自動的に内線発信に切り替えて利用ができるため余計なコストを削減できる。

　また、回線選択サービス番号を自動的に付与するプレフィックス機能を備えており、海外に発信するときなど最適な回線を選択する。

　さらに、電話帳情報は管理部門がパソコン上で一元管理し、変更の際も一括して行うため、新入社員が入社する時期や人事異動があったときに個々の電話帳をメンテナンスする手間を省くことができる。効率的な運用により、管理コストも削減することができる。

　3つ目の特長として、高いセキュリティ機能が挙げられる。

　ID／パスワードによるアカウント認証に加えて、端末認証など多要素認証を採用し、不正アクセスを防止する。加えて、端末をシンクライアント化することで、アドレス情報をはじめSMSのメッセージやメール、通話履歴などの重要データが端末に残らず、紛失・盗難時の情報漏えいを防ぐ（Androidのみ対応）。

　スマートフォンの企業導入ではコストの増加やセキュリティに対する不安がしばしばネックとなるが、ProgOffice Enterpriseを使えば、安心して導入することが可能だ。

ビジネスチャット機能を追加　安全性と運用コストに強み

　ビジネスに必要なコミュニケーションツールを備えるProgOffice Enterpriseに、2017年1月中旬から、新たにビジネスチャット機能が加わる。

　1対1あるいはグループでのチャットに対応し、いずれも電話帳から相手を選んで即座にやり取りを始めることができる。別のアプリを起動するのではなく、ProgOffice Enterpriseアプリの中で電話をかける感覚とあまり変わらない操作でチャットの利用ができる。

新たに追加されるビジネスチャット機能は、社内電話帳からメンバーを選び、スピーディにやり取りを開始できる

　LINEに代表されるチャットサービスがコンシューマーの間で浸透しているが、その利便性の高さやレスポンスの速さから、ビジネスにも活用する動きが自然発生的に生まれている。

　ただ、コンシューマー向けサービスはセキュリティ機能や管理機能が十分ではなく、社内外の業務連絡などに利用すると、個人情報や重要データが漏えいする危険性がある。

　ProgOffice Enterpriseは先述の通り、セキュリティ強度の高さは折り紙付きだ。チャットのログはクラウドに保存され、端末にデータを残さないので、情報漏えいの心配もない。端末を機種変更しても会話の記録が失われず、必要であれば後からさかのぼって確認することができる。

　また、ビジネスチャットを別途導入するのと違い、運用コストやメンバー管理などの負担が増えることもない。「自然なかたちでコミュニケーション手段を1つ増やせるので、全社導入でもITリテラシーに関係なく社員全員がすぐに使いこなすことができます」と生駒氏は言う。

　現代のビジネスにおいてはスピード感が求められ、時として1分1秒を争うことも珍しくない。ProgOffice Enterpriseが役立つ場面が今後ますます増えることは間違いなさそうだ。