NTTソフトウェア
ビジネス
ソリューション事業部
ディレクター
生駒勝幸氏

　ビジネスでスマートフォン（スマホ）やタブレットを利用する企業は数多く、もはや使って当然といっても過言ではない。また、名刺管理の「Sansan」や営業管理の「Salesforce」、あるいは「Office 365」「Google Apps」などといったクラウドサービスをスマホやタブレットで利用している企業も少なくない。

　だが、クラウドサービスはそれぞれ独立したものであり、ユーザーは複数のサービスを同時に利用する必要がある。そのため、クラウドサービスごとにユーザー情報を登録しなければならなかったり、メンテナンスコストがかかったりするといった課題が生じている。

　こうした課題を解決するのが、NTTソフトウェアのビジネス電話帳「ProgOffice Enterprise」だ。

相手の状況に合わせて最適な連絡手段を選択

　ProgOffice Enterpriseの特徴は大きく4つある。

　1つ目はクラウドサービスの情報との連携。SansanやSalesforce、Office 365、Google Appsと連携し、電話帳に情報が集まる仕組みを備えている（図表1）。例えば社内電話帳の場合、Office 365やGoogle Appsを活用していれば、自動的にProgOffice Enterpriseに連携する（図表2）。

図表1　クラウドサービスの情報と連携

図表2　ProgOffice Enterpriseの概要（社内電話帳）

　具体的には、社内電話帳に登録された人の名前の下に、その人のスケジュールが表示される。それによって、コミュニケーション手段を電話にするか、それともメールがいいのか、あるいはメッセージが最適なのかといったことを選ぶことができる。しかも、ProgOffice Enterpriseには、スケジュールの内容に応じて電話とメール、メッセージのうち、最適な連絡手段をおすすめ表示する機能があり、ユーザーが検討する時間を省いてくれる。

　「連絡を取りたい相手の状況によって、電話とメール、メッセージのうち適していない連絡手段はグレーアウト表示されるので、一目見てどの連絡手段がいいのかわかります。例えば、相手が会議中であれば、電話がグレーアウトされます。そのためユーザーは戸惑いなく最適な連絡手段を選択することができます」。NTTソフトウェア・ビジネスソリューション事業部ディレクターの生駒勝幸氏はこう説明する。

　また、社内電話帳には、よくアクセスする人から順番に表示させることができるため、効率よく操作することが可能だ。

電話帳に名刺情報を表示　営業状況の確認もできる

　社外電話帳では、Sansanの名刺情報やSalesforceの営業情報と連携することができる（図表3）。それにより、顧客の最新の状況を把握したり、最適な連絡手段を選んだりすることが可能となる。

図表3　ProgOffice Enterpriseの概要（社外電話帳）

　具体的には、Sansanを利用していれば、Sansanの名刺情報が社外電話帳として表示される。Salesforceを利用していれば、案件の最新状況のサマリがお客様名の下に表示される。また、SansanとSalesforceを一緒に利用していれば、Sansanで取り込んだ電話帳情報に案件の状況が表示される。

　「最も近い営業活動履歴や予定が表示されるため、それを踏まえたコミュニケーションを取ることができます。例えば他の部署の社員が行っている案件でトラブルが生じているときには、それを念頭に置いて連絡を取ることが可能です」と生駒氏は話す。

　社内電話帳と同様に、連絡したい相手の状況により、最適な連絡手段をおすすめ表示する機能や、よくアクセスする人が上位に表示される機能も備えている。

　多くの名刺の中から該当する人の情報を探し出し、電話番号を押して連絡を取るのは意外と手間がかかるもの。その点、ProgOffice Enterpriseは電話帳に名刺情報が入力されているので検索がしやすく、ユーザーは簡単かつ楽に利用することができる。

　社内電話帳と社外電話帳のいずれにおいても、クラウドサービスの情報を更新すれば、ProgOffice Enterpriseと同期するようになっているため、ユーザーの手間を大幅に減らすといった利点もある。なお、すでに利用しているクラウドサービスがある場合、およそ10分でProgOffice Enterpriseと連携し、利用を始めることができるという。

番号自動切り換えでコスト削減　端末にデータを残さず安全

　ProgOffice Enterpriseの2つ目の特長は、コストを削減できること。NTTドコモの内線ソリューション「オフィスリンク」と連携し、スマホをオフィスの内線電話として利用できる。

　例えば社内で外線発信しても、自動的に内線電話に切り替わるため、ユーザーが意識することなく通話コストを削減することが可能だ。また、海外に発信する際など、会社で定めたプレフィックスと呼ばれる発信番号を自動的に付与する機能を備え、最適な回線選択によりコスト削減を実現できる。

　さらに、電話帳情報が分散しているとメンテナンスに時間とコストを要するが、ProgOffice Enterpriseでは電話帳情報をサーバー上で一元管理するため、メンテナンスを一括して行え、顧客情報の共有や管理コストの削減も実現する。

　ProgOffice Enterpriseは、PCのブラウザで閲覧することもできるので、管理者はPCを利用して電話帳情報を一元管理することも可能だ。

　3つ目の特長は、高いセキュリティ機能を備えること。端末をシンクライアント化し、メールやメッセージ、通話履歴のデータを端末に書き込まないため、万が一スマホを紛失した場合でも情報漏えいを防ぐことができる。なお、メッセージと通話履歴の端末シンクライアント化に関しては、現在のところAndroid端末に対応している。

　4つ目の特長は、多彩なメニューの提供。これまで述べてきた通り、ProgOffice Enterpriseは社内電話帳や社外電話帳（共有・個人）、通話履歴、メール、メッセージ、スケジュール、プレゼンスなどの機能を備えている。今後、さまざまなサービスとの連携を増やしていく方針だ。

営業担当者に心強い相棒　シンプル設計で使いやすい

　ビジネスでスマホやクラウドの利用が本格化しており、ビジネス環境のスピードも加速している。また、ビジネス環境が複雑化するとともに、コミュニケーションの取り方にも課題が生じている。利便性の向上とコスト削減、セキュリティの確保のすべてに対応するProgOffice Enterpriseは、そうした課題を解決するツールである。

　「営業担当者や外出する機会の多い人にとって、ビジネスのお供として役立つのがProgOffice Enterprise。電話帳を基点としたコミュニケーションツールなのでシンプルかつ使いやすいのが利点です」（生駒氏）

　ビジネスパーソンはProgOffice Enterpriseを起点にしたコミュニケーションを取ることで、ライバルに先んじたビジネスを展開できるようになるに違いない。