NECソリューションイノベータ 「企業向けソーシャルプラットフォーム」 知りたい情報に短時間で到達 「社員が使える」システムで業務効率改善

「これは誰に聞けばいいのか?」──。日々の業務でわからないことがあるとき、社内の詳しい人を探し出すのは手間がかかる。NECソリューションイノベータの「企業向けソーシャルプラットフォーム」は、業務に必要なコミュニケーションの場で情報や人を集めることを容易にするだけでなく、業務システムと連携し「使えるシステム」として業務効率を改善する。
吉川彰一氏(左)と三枝直子氏

プラットフォーム事業本部第五PFソリューション事業部シニアエキスパートの吉川彰一氏(左)とプラットフォーム事業本部プラットフォーム企画本部主任の三枝直子氏

 企業における新たな価値創造や持続的成長の実現には、社員個人が持つ知識やノウハウを社内で共有し、活用することが不可欠だ。

 従来、これらの情報を体系化・データベース化する手法として、多くの企業でナレッジマネジメントが導入されてきた。ところが、市場環境や経営環境がめまぐるしく変化する現在、わざわざ文書化していたのでは時間がかかりすぎて取り残されかねない。

 そうしたなか、「最近はドキュメントを確認するよりも、その情報に詳しい人を社内で探し出し、経験や勘に基づいた文書化されていない暗黙知を共有する傾向にある」とNECソリューションイノベータ プラットフォーム事業本部第五PFソリューション事業部シニアエキスパートの吉川彰一氏は指摘する。

 ただし、「暗黙知」が「形式知」化される前の段階で、それを社員間で共有するためには密なコミュニケーションが必須となる。ところが、同じオフィス内でも、ワークスタイルの変化により、社員同士が顔を合わせる時間が減少している企業は少なくない。また、コンシューマーではチャットが一般化し、メールよりも便利に利用している状況から、業務でも手早く・手軽にコミュニケーションを取ることが望まれ始めている。しかしそれにより、「シャドーIT」のリスクが発生している。

 NECソリューションイノベータが2014年から提供する「企業向けソーシャルプラットフォーム」(以下、ソーシャルプラットフォーム)は、業務を遂行するうえで必要なコミュニケーションの「場」を容易に作り出し、そこに情報や人をスピーディに集約させることを可能にするものだ。

 同社が製品の検討を開始したのは12年のこと。折しも、FacebookやTwitterがコンシューマーの間で普及し始めていたときだった。「高い利便性を持つSNSが近い将来、業務にも活用されるようになることを見越し、一足早くその機能を取り込んだ企業向け製品の開発に着手した」と吉川氏は話す。

チャットなどのカラムを画面で俯瞰 タスクの未実施者に催促機能も


 ソーシャルプラットフォームの機能には、(1)ショートメッセージによる(グループ)チャット、(2)日常業務において発生する作業(タスク)の管理、(3)蓄積されたメッセージの分析、(4)在席や退席、外出、出張などのプレゼンス表示、(5)頻繁にコミュニケーションを取るメンバーを表示するコンタクトリストなどがある。

 これらの機能により、組織を越えたコミュニケーションの機会創出、タスクのライフサイクルの一元管理・共有による業務スピードの向上などが可能になる。タスク管理では実施状況が関係者間でリアルタイムに可視化されるため、未実施者にはワンクリックで催促するといったことも行える。集まった膨大なデータを分析することで社員のつながりをグラフなどで見える化し、暗黙知への早期到達を支援する。

従業員のつながりを可視化し、KnowWhoと暗黙知への早期到達を支援する

従業員のつながりを可視化し、KnowWhoと暗黙知への早期到達を支援する

 「マルチカラム表示」も特長の1つだ。

 ソーシャルプラットフォームにはチャットやタスク以外に、メンバー全員で共有したい情報を投稿するフィード、フィードに投稿されたメッセージの中から自分宛てのものを抽出表示するウォッチフィードなどの項目があり、それぞれが時系列に沿ってカラム表示される。複数のプロジェクトに関わっている社員はカラムの数が多くなるが、PC画面上で俯瞰できるようになっている。これにより、情報への到達性が改善される。

 一般的なビジネスチャットもメッセージのやり取りを時系列表示できるが、複数の項目をまとめて一覧表示するのはNECソリューションイノベータの独自機能だという。なお、表示形式はPCとは異なるが、スマートフォンやタブレットにも対応しているので、外出先や出張先、自宅からでも利用することが可能だ。

 NECソリューションイノベータでは製品化の前から社内に実証環境を構築し、現場の声を反映して機能改善につなげてきた。現在は社内の情報伝達手段としてメールと併用するかたちで運用しており、業務に必要な情報の8割はソーシャルプラットフォームを通じて入手するようになっている。

複数のカラムを1つの画面上で俯瞰できる「マルチカラム表示」も特長

複数のカラムを1つの画面上で俯瞰できる「マルチカラム表示」も特長

 また、吉川氏は開発者の立場から、自身のメールのやり取りを測定したところ、ソーシャルプラットフォームの導入前は1日あたり平均250通のメールを受信していた。しかし、ソーシャルプラットフォーム上でのコミュニケーションに切り替えた結果、メールは約60通に減少。多忙でも確実に目を通せるようになり、見落としなどのミスがなくなったという。

 業務効率の改善に加えて、暗黙知への到達性の高さもポイントだ。メールは宛先を指定しなければならないが、ソーシャルプラットフォームは必要な情報を持っていそうな人たち(KnowWho)のいる部門やグループにメッセージを送ればよい。対象者を限定せずに広く“網をかける”ことで、それだけ確度も高まるというわけだ。情報到達までのステップ数もメールや電話と比べると少ないので、収集したい情報や話を聞きたい人に到達するまでの時間や、相手から回答を得るまでの時間も短縮されるという。

WebAPIで業務システムと連携 ターンキーソリューションを強化


 マルチカラム表示と並ぶもう1つの特長が、WebAPIを提供していることだ。これにより、さまざまな業務システムと連携してその情報を可視化し、業務効率化などにつなげることができる。

 一例として、ある製造業では予算管理システムとの連携により、予算精度を改善している。進捗状況などの最新情報が毎日表示され、役職者だけでなく一般社員も経営情報を一目で認識することができるので、ちょっとした変化に気付いたり、目標達成に対する意識の高まりなどの効果が現れているという。

 このほかユニークな事例に、プレゼンテーションソリューションがある。WebAPIを使ってWindowsアプリケーションと連携することでプレゼンの画面上にコメントなどをテロップのように流せ、経営者と社員が双方向に意見交換を行えるようになる。

WebAPIを活用したアプリケーションの事例として、経営方針プレゼンテーションで経営者が社員とリアルタイムに意見交換を行える

WebAPIを活用したアプリケーションの事例として、経営方針プレゼンテーションで経営者が社員とリアルタイムに意見交換を行える

 ところで、こうしたシステムはいざ導入したものの、使い勝手に問題があればすぐに使われなくなってしまう。企業にとっては「導入しておしまい」ではなく、社員にいかに活用してもらうかが大きな課題だ。

 プラットフォーム事業本部プラットフォーム企画本部主任の三枝直子氏は「社内にシステムを根付かせるには、社員に『使いたい』と思ってもらえることが必要」と強調する。そのためには業務と密着して日常的に使うシステムとなることが不可欠であり、「プラットフォーム」という概念で簡単に外部から自動的に情報を投入することができたり、メッセージを簡単にタスク化できることで業務効率を上げる仕組みを提供している。

 同社では今後、業種や業態に合わせてカスタマイズしたターンキーソリューションを強化する方針。第一弾として、多店舗展開している小売業向けに業務効率化ソリューションを提供している。通常のチャット機能で表示されるのはメッセージの「既読」だが、業務通達の閲覧状況を店舗単位で把握するため、「未読」店舗が一覧表示されるといったカスタマイズを施している。

 このように、ユーザーの要望を反映したソリューションとして展開し、裾野を広げていきたいという。

ホワイトペーパーダウンロード
ホワイトペーパーダウンロード 業務効率化のための「社員が使える」システムを実現する
企業向けソーシャルプラットフォーム


企業を取り巻く環境が激しく変化している現在では、従来以上に従業員間のコミュニケーションが重要となってきています。どのようなワークスタイルでも確実に素早くコミュニケーションをとることができる環境により、業務の効率化をご支援します。

ホワイトペーパーダウンロードはこちら
page top
お問い合わせ先
NECソリューションイノベータ株式会社
E-mail:collabo-info@nes.jp.nec.com
URL:http://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/spf/