日本マイクロソフト Microsoft Lync テレワークで節電・停電対策 チームワークの課題はLyncが解決

「一律15%」の節電目標をどう達成するのか――。オフィスにおける電力不足対策の切り札となるテレワークだが、その成功を支えるのが日本マイクロソフトのリアルタイムコミュニケーション基盤「Microsoft Lync」だ。在宅勤務している同僚とも、まるで隣席にいるかのようにコミュニケーションできる。

 今年もまた暑い夏がやってくる。ただし、昨年までとは大きく違った夏になるだろう。3月11日に発生した東日本大震災の後、初めて迎える夏だからだ。従来通りでは、企業はこの“電力不足”の夏を乗り切れない。

 そこで今、企業ではさまざまな対策が大急ぎで進められているが、オフィスにおける電力不足対策として一気に注目が高まっているのがテレワークである。テレワークとは、場所や時間にとらわれない柔軟な労働形態のこと。在宅勤務やモバイルワークなど、ICTの活用によりオフィス以外での勤務を実現する。

在宅勤務でオフィスをクローズ 停電時にも事業を継続


米野宏明氏

日本マイクロソフト
インフォメーションワーカー
ビジネス本部
IWソリューション
マーケティンググループ
エグゼクティブプロダクト
マネージャ
米野宏明氏

 企業が電力不足対策に取り組むうえでは、次の2つの観点が必要だ。まずは「節電対策」である。電力需要がピークに達する夏場、東京電力管内での電力需要は最大約6000万キロワットにも及ぶという。しかし、4月20日時点で確保可能とされている電力供給力は5500万キロワット。そのため政府は、企業や一般家庭に一律15%程度の節電を求める方針である。一方の企業側も、例えば日本経団連の会員企業の約8割がそれを超える25%以上の節電目標を掲げるなど、多くが全力で節電に取り組む構えだ。節電は企業が果たすべき社会的責務となっている。

 では、オフィスの節電対策としては何が有効なのか。日本マイクロソフトの米野宏明氏は「夏までにできる節電対策として、テレワークはとても効果的な手段」と語る。仮に15%の社員を在宅勤務にしてオフィスの15%をクローズできれば、空調や照明などの電力消費も単純計算で15%の大幅削減が可能だからだ。

 もう1つの観点は「事業継続」である。夏期の計画停電は現在のところ「原則不実施」とされているが、電力需給次第では再開される可能性も当然あろう。また、余震や突発的な電力需要の上昇などによって、予期せぬ大規模停電が起こるリスクも考慮する必要がある。今回の大震災では、これまで想像できなかったようなことが現実に起こり得ることを誰もが痛感させられた。今や「想定内」となった停電への対処は、企業にとって不可欠である。そのため、ITリソースやサプライチェーンのバックアップの確保などが急ピッチで行われているが、問題は企業にとって最重要の資源である社員という人的リソースをどうするかだ。「まさか二重化するわけにはいきません。必要なのは、テレワークの導入によって働く場所を分散させること。これにより、停電のリスクも分散できます」(米野氏)。オフィスに全員が集まって仕事をする旧来のワークスタイルでは、通勤が困難になったりオフィスが停電すれば、ほぼすべての業務がストップしてしまう。しかし、テレワークの環境が整備されていれば、リスクが分散され、業務を継続できる。

在宅時も災害時もつながる“気持ち”


 このようにテレワークは、オフィスの電力不足対策として非常に有効だが、経営者にとって不安なのはコミュニケーションの点だ。ナレッジワーカーが高い生産性を上げるには、チームメンバーとの緊密な連携、組織としての一体感が必要だからである。テレワークにより、チームワークが阻害されれば、企業は競争力を維持できない。テレワークを成功させるうえでは、離れた場所にいる社員同士のコミュニケーションを支援するためのツールが欠かせないのだ。そこで出番となるのが「Microsoft Lync」である。

Microsoft Lync

 Lyncは、日本マイクロソフトが提供するリアルタイムコミュニケーション基盤だ。基本機能となるのは、IM(インスタントメッセンジャー)とプレゼンス。さらにWeb会議や外線VoIP通話も利用できる。

 電話やメールといった従来型のコミュニケーションツールとの違いはまず、上司や同僚などの状況が常に分かる点だ。電話の場合、電話をかけてみないと在席しているかどうかも分からない。メールも同様だ。しかしプレゼンス機能を備えたLyncであれば、自動更新される信号の色や「連絡可能」「電話中」「会議中」「退席中」「業務時間外」などのテキストで、連絡相手の状態をすぐに確認できる。さらに、会議の予定時間や場所、「ただいま昼食に出かけています」といった“つぶやき”を表示することも可能だ。

 このため、わざわざ連絡を取らなくても、離れた場所にいる上司や同僚などの現状を把握できる。まるで同じフロアにいるかのように近くに感じられるのだ。そして、コンタクトが必要になったときには、テキストチャット、音声、メール、Web会議の中から相手の状況に配慮した最適な手段でコミュニケーションが行える。

 なお、今回の大震災で米野氏は改めてリアルタイムコミュニケーションの大切さを実感したそうだ。日本マイクロソフトでは震災後1週間の間、在宅勤務が推奨された。米野氏もオフィスには出勤せず在宅勤務を選択したが、Lyncのおかげで普段と変わらずに同僚と共同作業ができたという。「メールやポータルといった非同期のコミュニケーションツールはロジカルな情報の共有には効率的ですが、感情が伝わりにくいのが欠点です。在宅勤務をしていた1週間、同僚とのやりとりのほとんどはテキストチャットでしたが、自分が投げかけた言葉へのレスポンスがリアルタイムで返ってくると、音声や映像などなくても、きちんと意思が通じるんですね。それにプレゼンスで相手が今何をしているのかが分かるので、会話を交わさなくても同僚とつながっているという仲間意識が感じられました」

Lyncは、自分の現状を簡単かつカジュアルに伝えられる“つぶやき”機能も搭載。Outlookに設定した不在時の自動応答テキストを表示させることも可能

Lyncは、自分の現状を簡単かつカジュアルに伝えられる“つぶやき”機能も搭載。Outlookに設定した不在時の自動応答テキストを表示させることも可能

 また、Lyncは東日本大震災の発生時にも大活躍した。地震直後、輻輳により携帯電話などはつながりにくい状態が続いたが、Lyncでは問題なくVoIP通話できた。また、地震発生時、米野氏は品川の本社オフィスとは別の場所にいたが、Lyncの複数人チャット機能で、複数の同僚と同時に情報交換を行い、すばやく安否確認もできたそうだ。今回の大震災では、緊急時のコミュニケーション手段としてもLyncは有用であることが証明された。

デスクトップ共有やアプリケーション共有、ホワイトボード機能などを備えたLyncのWeb会議。離れた場所との間でもリッチなコミュニケーションを実現できる

デスクトップ共有やアプリケーション共有、ホワイトボード機能などを備えたLyncのWeb会議。離れた場所との間でもリッチなコミュニケーションを実現できる

クラウド版なら数日で利用開始 グローバル時代にも対応


 夏の到来まで、残された時間はあまり多くない。だがLyncなら今から間に合う。オンプレミス型でもそれほど導入に時間はかからないし、クラウド版の「Lync Online」であれば数日もかからず利用を開始できる。「まずはLync Onlineで使い勝手を試し、制約のないオンプレミス環境へ段階的に移行するという方法もあります」

 地理的に隔たれたメンバー間の豊かなコミュニケーションをいかに効率的に実現するか――。実はこの課題はグローバル化や働き方の多様化が進むなか、以前から企業経営者に突き付けられていたものだ。それが今回の大震災により、火急の対応を迫られることになった。電力不足は、少なくとも今後数年は続く見通しだ。グローバル化などビジネス環境の変化も止まることはない。テレワークとその成功をサポートする新しいコミュニケーションツールの導入が今、急務になっているのである。

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Microsoft Lyncによるテレワークの生産性維持とチームワーク強化

東日本大震災を契機に強い関心が寄せられている「テレワーク」(在宅勤務)。社外でもオフィスと同様の生産性を維持するためには何が必要でしょうか。テレワーク成功のためのIT課題とその解決法となるMicrosoft Lyncを中核としたユニファイドコミュニケーション基盤について解説します。

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URL:http://lync.microsoft.com/