NTTソフトウェア ビジネスチャット「TopicRoom」 高信頼“NTTブランド”のチャットで 経営スピードはもっと速くなる!

複数人での対話をスピーディに行えるチャット。そのメリットを業務にも活かそうと、企業向けのセキュリティ機能などを備えた「ビジネスチャット」を導入する企業が増えている。ただ、数多くの製品が市場に出回るなか、どれを選べばいいのか。5つのセキュリティ機能とNTTブランドの信頼感で高い支持を集めるのが、「TopicRoom」だ。
林田剛太郎氏

NTTソフトウェア
ビジネス
ソリューション事業部
第二カンパニー
主任エンジニア
林田剛太郎氏

鈴木信隆氏

NTTソフトウェア
ビジネス
ソリューション事業部
第二カンパニー
マネージャー
鈴木信隆氏

 万全のセキュリティ対策と“NTTブランド”の安心感──。NTTソフトウェアのビジネスチャット「TopicRoom」の最大のセールスポイントはこの2点にある。

 TopicRoomでは、部署やプロジェクトごとに作成した「ルーム」内で、複数人が同時に会話を行える。ビジネス利用を意識しているため、5つのセキュリティ対策が施されている。(1)シンクライアント、(2)データ暗号化、(3)暗号化通信、(4)4key認証、(5)マルチテナントだ。端末にデータを残さないため、万が一紛失や盗難にあってもデータが盗まれるリスクは小さい。

 ユーザーIDとパスワードに加えて、アプリ認証とデバイスIDのチェックも行う4key認証も、TopicRoomならではのセキュリティ機能だ。TopicRoomは、スマートフォンやタブレットでも利用できるが、認証されていないデバイスからは利用できない仕組みになっている。

 「これまでのところ、各企業への導入時にはセキュリティ面を評価いただき採用いただいています」。NTTソフトウェアの鈴木信隆氏はこう話す。

 ビジネスチャットは使い始めると社内コミュニケーションの中心的なツールとして日常的に利用され、メールや電話と同等に必須の位置付けになる。それだけに料金は安くても1年後にサービスが継続しているか分からないベンダーのビジネスチャットを利用するのはリスクが高い。

 「その点、NTTブランドのTopicRoomなら安心して利用できます。特にBCP対策への取り組みに積極的な企業の場合、こうした点も重視してTopicRoomを選ばれる傾向があります」(鈴木氏)

過去のやりとりを詳細検索 誤送信の削除もできる


 基本となるグループチャットにおいても、TopicRoomはビジネス向けの機能が充実している。

 例えば、ログの検索機能だ。ビジネスの場面では、過去のやりとり・情報や共有されたファイルを確認しながら、業務を進めることもある。

 TopicRoomでは、キーワード、ユーザー名、ルーム名、添付ファイルの有無、日付を条件に設定可能な検索機能を備えている。しかも、検索はルームを横断して行え、目的の会話を迅速に検索できる。

 また、監査向けのログ機能も充実。「内部監査の必要が生じた場合には、管理者側ですべてのルームのチャットログをエクスポートすることができます。管理者がいつどんなチャットログをエクスポートしたのかも記録します」と林田剛太郎氏は説明する。

 誤送信したメッセージの削除機能も持つ。コンシューマー向けチャットでもメッセージの削除は可能だが、送信先の端末には残ってしまう。だがTopicRoomの場合、端末に一切データを残さないため、メッセージを削除してログアウトすれば、そのメッセージは完全に消える。

 「メールの場合も、誤送信すると、どうにもなりません。メッセージの削除機能は、お客さまに非常に喜ばれている機能の1つです」(林田氏)

PCとスマホで同機能 トレーニングレスで使える


 TopicRoomの特長としては、PCとスマートフォンでほぼ同じ機能を実現していることも挙げられる。

 NTTソフトウェアがTopicRoomを開発する際に行ったマーケティング調査では、「PCで利用するときは高機能だが、スマートフォンでは一部の機能しか使えず不便」といった声が多く集まったという。そこで、NTTソフトウェアは機能を数多く盛り込むことよりも、PCとスマートフォンで機能差をつけないことにこだわった。

 また、機能をふんだんに盛り込むことは、エンドユーザー向けのトレーニングが必要となり、高機能だが使いにくい製品になる。「お客さまに教育コストがかからないように、マルチデバイス対応かつ、トレーニングレスで使える製品づくりを心掛けたのもTopicRoomのポイントです」と林田氏は語る。

直感的な画面で、すぐに利用が可能。情報共有も素早く簡単に実現

 使い勝手という点では、直感的に操作や発言が行えるよう、ユーザーインターフェースにこだわった。また、フレキシブルな通知機能にも注目してほしい。特定のルームの発言や特定のキーワードが含まれるメッセージなど、指定した条件に合致したメッセージだけを新着通知させられる。このため、通知頻度が多すぎたり、不要な通知ばかりといった問題を解消できる。

 さらに、開発者向けにAPIを公開しており、他社のSaaSなどと連携できる点も特長の1つになっている。

保守・建設と介護業界に見る 業務効率化の実現例


 TopicRoomのユーザー企業は多様な業種になるが、その中で特徴的なのが保守・運用を行う企業、建設企業、介護関連の企業である。この3つの業種での使われ方について説明をしたい。

 保守運用企業では、障害通知などで多く導入されている。万が一のシステム障害時、関係者への一斉連絡や状況確認などで利用されている。今までは1対1で電話連絡を順にしていく、メール連絡をするが相手が確認したかわからないなど、複数人に対しての情報共有や確認の点でスピード感に課題があった。

 TopicRoomを利用することで、関係者に対し一斉に情報共有ができる。ルームにログインしていない人は一目でわかるため、通知が行き届いてない人の把握も容易だ。そのタイミングでルームにログインしていない場合でも、ログイン後にそれまでのやり取りや状況確認ができ、追って対応できることもポイントである。

 また、建設企業ではBCP対応として、震災などがあった場合に、ビルの状況確認を素早く行い連絡する必要がある。震災時、夜間や休日などでも、スマートフォンへPUSH通知が行われるため、素早く関係者に報告ができる。写真なども貼り付け可能なため、よりリアルな報告が可能だ。

 さらに管理者にとっては、時系列で投稿状況を整理できるため、報告書にまとめる際も効率的に利用できる。

画像をクリックして拡大
災害時での利用を想定したTopicRoomの画面イメージ。左がスマートフォン 災害時での利用を想定したTopicRoomの画面イメージ。右がPCの画面

災害時での利用を想定したTopicRoomの画面イメージ。左がスマートフォン、右がPCの画面

 介護関連の企業では、介護スタッフと責任者での情報共有に利用されている。

 責任者が介護スタッフから口頭での伝達やメモを受けて次の介護スタッフに引き継ぎ情報を渡す時に、連絡や連係ミス、伝達漏れなども発生してしまう場合がある。

 次の介護スタッフに伝えるべき内容を前任のスタッフがTopicRoom上に書き込み、それを確認する。記録として残るため、何度でも見返すことができ、連携が容易になる。

 さらに、追加で伝えることがあれば、担当者がいつでも書き込んで追加連絡を取ることも可能だ。

 TopicRoomの利用者からは、「情報連携でとても役に立っている」「スピーディで簡単に連絡ができることが助かる」という声が多く寄せられているという。

 「TopicRoomの導入効果についてお客様からよく聞かれますが、何といってもスピード感です。企業経営で最も大切なスピードが、TopicRoomで格段に速くなります」と林田氏。このため、「TopicRoomを導入されたほとんどのお客様が継続利用されます」と鈴木氏は話す。

ホワイトペーパーダウンロード
ホワイトペーパーダウンロード チャットをビジネスで利用するための5つのポイント 〜TopicRoom〜

チャットをビジネスで利用するための3つの課題と、5つのポイントを紹介しています。実際にチャットをビジネスで活用している維持管理やBCP対応の事例も紹介。チャットってセキュリティは大丈夫?使いやすいの?という不安をお持ちの企業の方、まず読んで、チャットの効果を知ってください

ホワイトペーパーダウンロードはこちら
page top
お問い合わせ先
NTTソフトウェア株式会社
ビジネスソリューション事業部
URL:http://www.ntts.co.jp/products/topicroom/
E-mail:topicroom@cs.ntts.co.jp