サイボウズスタートアップス 「安否確認サービス」 集中アクセスに耐える堅牢なシステム 月額6800円で中堅中小も手軽に導入

自然災害などの緊張時に従業員の安否状況を把握する安否確認システムは、いざというときに作動することが重要だ。サイボウズスタートアップスの「安否確認サービス」は、AWSのクラウドサービスの活用により集中アクセスにも耐えうる堅牢なシステムを構築している。
田里友彦氏

サイボウズスタートアップス
取締役
田里友彦氏

 地震や台風、大雪などの自然災害をはじめ、パンデミック(伝染病の世界的な流行)、サイバーテロなど企業を取り巻くリスクは多様化している。

 近年、自然災害が増える傾向にあることから、災害時に従業員の安否状況を把握し、事業継続を支援する手段として「安否確認システム」に関心を持つ企業は多い。

 とはいえ、安否確認システムを入れれば万全というわけではない。東日本大震災の発生当時、すでにこうしたシステムを導入していた企業の間からは「いざというとき役に立たなかった」という不満の声が多く聞かれたのだ。原因は、短期間の集中アクセスにより想定を上回る負荷がかかり、システムが上手く機能しなかったことにある。

 従来の安否確認システムの問題点を踏まえ、災害時でも確実に機能する堅牢なシステムを構築したのが、サイボウズスタートアップスが2011年12月から提供している「安否確認サービス」だ。

 他社との大きな違いが、クラウド基盤に米アマゾンウェブサービス(AWS)の「Amazon Elastic Compute Cloud(Amazon EC2)」を採用したクラウド型サービスであること。東日本大震災と同規模の大災害に備えてメインシステムをシンガポールに設置し、バックアップサーバーを日本と米国に置くという国際分散構造によりリスクを軽減し、いかなる災害時でも利用できるインフラ基盤を実現している。自前のサーバーを構築している場合と違い、災害発生時のみシステムを増強するといったクラウドサービス特有の柔軟な対応も可能だ。

 また、災害時には、大量の安否確認メールを同時に送信することで携帯キャリア網の帯域が占領され、受信をブロックする「キャリアブロック」が作動することがある。その点、安否確認サービスは、ユミルリンク社が提供するリレーサーバー「Cuenote SR-S」技術の活用によりキャリアブロックを回避し、1時間あたり50万通以上という効率的な高速メール送信が行える。

 サイボウズスタートアップスは、グループウェアなどで知られるサイボウズのグループ会社。「1000人規模の企業でも、始業時の1分間にグループウェアへの集中アクセスが起こる。大規模災害時にはそれをはるかに上回るアクセスに耐えうるシステムを構築することが必要」と取締役の田里友彦氏は指摘する。同社の安否確認サービスは、グループウェアで培ったノウハウを活かしている点が他社にはない強みと言えるだろう。

図表1 安否確認サービスのインフラ構成

図表1 安否確認サービスのインフラ構成

災害対策のディスカッション機能も 家族の安否確認サービスにも対応


 同サービスは、(1)安否確認(現状報告)、(2)情報集計、(3)対策指示という3つの機能を備える。

 まず、災害が発生すると、あらかじめ登録した従業員のプライベート連絡先にメールを一斉送信する。メールを受け取った従業員がPCやスマートフォン、携帯電話からフォームに安否状況を登録すると、全社/部署別/地域別/状況別に回答状況が集計される。危機管理責任者やマネージャーといった役割のユーザーには、一斉送信時に連絡状況の集計ページのURLを案内するメールも送られるので、そこにアクセスすると連絡状況を一覧表で確認できる。

 そして(3)の対策指示として、対策を検討するのに最適なメンバー間で議論する機能(メッセージ)、現在の状況を従業員に知らせる機能(掲示板)、安否確認の集計結果を報告する機能(メール)という3種類の異なる情報伝達手段を利用することが可能だ。このうちメッセージ機能は、アクセスを許可されたメンバーが電子掲示板で議論をし、書き込みのタイミングで登録メンバー全員のプライベート連絡先に通知される。

 災害対策を検討するメンバーが集まってディスカッションする機能を提供しているのは、サイボウズスタートアップスのみという。

 安否確認サービスは、シンプルで低価格な料金体系も特長だ。

 初期登録費用をはじめサーバー構築/管理費用、データ追加費用、通信費用などの諸経費は一切不要。基本的な機能を備える「スタンダードプラン」は月額6800円、地震や津波に連動した自動送信や未回答者に催促するための自動再送信等が可能な「プレミアプラン」は同8800円、家族の安否確認サービスに対応した「ファミリープラン」は同1万800円(いずれも50ユーザーの場合)となっている。1カ月単位で契約可能で、解約金は発生しない。30日間の無料トライアルも行っているので、まずはすべての機能を実際に試し、納得した上で導入するかどうか決めることができるので安心だ。

 このように手軽に安否確認の仕組みを取り入れられるとあって、200〜300ユーザーの中堅中小企業に特に支持されているという。

定期的なバージョンアップで機能追加 添付画像で災害状況の把握が容易に


 サイボウズスタートアップスはこの2月、安否確認サービスの最新版となる「Ver.7」をリリースした。

 同サービスは開始当初から、利用者のアクセスが急増した際に処理するためのシステムを自動拡張する「アクセス集中時自動拡張機能」を備えていた。

 さらに今回、地震発生そのものをきっかけとして、アクセスが集中するタイミングより早くシステムを拡張することで、バースト的なアクセスでも高負荷の状態を作ることなくシステムを利用できる「地震発生時自動拡張機能」を実装した。

 安否確認サービスは、気象庁から発信される地震/津波情報と連携し、安否確認のメールを自動的に一斉送信する。その間、地震発生そのものをきっかけとして、安否確認サービスにアクセスが集中するタイミングより一足早くサーバーを増強し、バースト的な集中アクセスでも高負荷な状態を作ることなくシステムを利用できる。

図表2 「地震発生時自動拡張機能」のイメージ

図表2 「地震発生時自動拡張機能」のイメージ

 もう1つ、Ver.7ではファイルの添付機能も追加された。スマートフォンや携帯電話のカメラで撮影した画像を添付して送るだけという簡単操作だ。例えば建物や社内設備の損壊状況など、テキストでは伝えることが難しい情報も画像で連絡・報告することが可能になった。

 また、緊急時マニュアルとして、PDFやWordファイルを常時アップロードしておくといった使い方もできるという。

 サイボウズスタートアップスでは、半年〜1年に1回のペースでこうした新機能を追加している。

 昨年1年間だけでも、3月にiOSおよびAndroidの専用アプリの提供を開始し、災害時に強いパケット通信での安否確認が可能になった。また、6月には家族の安否確認も行える「ファミリープラン」を追加した。

 「これだけの頻度でバージョンアップしているサービスは当社だけ」と田里氏は自信をのぞかせる。

 利用者から寄せられる要望のうち、特に多いものから順番に対応しており、今後は1万人を越えるユーザー層であるエンタープライズ向けに注力することを検討しているという。

 社内のコミュニケーションを促進するというサイボウズならではのアプローチで、今後ますます安否確認サービスの機能拡充が期待できそうだ。

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サイボウズスタートアップスの安否確認サービス


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