フォンアプリ 「Collaboration Directory」 これ1つでスマートフォンがUC端末に! ダントツの支持集める「Web電話帳」

ユニファイドコミュニケーション(UC)をより便利かつ手軽に使えるようにするWeb電話帳──。このアプリ1つでスマートフォンは、社員間のコラボレーションを活性化するUC端末に変わる。市場シェア70%を誇るフォンアプリ「Collaboration Directory」を例に、その利用シーンと効果を確認しよう。
中川紘司氏

フォンアプリ
取締役CBDOの中川紘司氏

 ビジネスの現場でも今や多様なコミュニケーションツールが使われ始めている。スマートフォンやVoIP通話、チャット、ビデオ会議──。こうした新しいツールをいかに活用するかは、企業にとって、社員のコラボレーションを活性化するための鍵となっている。

 そこで注目が集まっているのが「Web電話帳」だ。各種のコミュニケーションツールを統合・連携させるソリューションで、MM総研の調査では2012年から13年に市場規模が2倍に拡大、今後も高い成長率が見込まれている。

 この市場で71.2%という圧倒的なシェアを持つのがフォンアプリだ(13年12月時点)。シスコシステムズ製品との接続技術が最大の強みで、シスコの電話(Cisco Unified Communications Manager:CUCM)、ビデオ会議/Web会議(Telepresence/WebEx)、チャット(Jabber)を統合的に利用できるフォンアプリ「Collaboration Directory」(PACD)を提供している。

 また、メール・グループウェアについては、Office365やExchange Server、Google Apps、サイボウズGaroonに対応。PACDは、これら多様なツールを連携させて使うハブの役割を果たす。デバイスもPC、スマートフォン、タブレット、フィーチャーフォンと自由に選択可能だ。フォンアプリ取締役CBDOの中川紘司氏は、「様々な機能を1つのアプリから使えるようにし、その時の状況に応じて最適なツールを選べる」と利点を語る。

PACDなら“ビジネスを止めない” 名刺を全社員で活用する新機能も


 このPACDを使うとコミュニケーションのやり方と働き方はどう変わるのか。フォンアプリ社内での利用シーンを例に、その効果を紹介しよう。

 1つ目は、中川氏が外出先で部下の田中氏から「報告書の確認依頼」メールを受信した場合(画像1-1)。スマホで確認してすぐに返事をすれば、即座に業務を次の段階に進められる。

 PACDはビューワ機能も備えており、しかも端末内にはデータを一切残さず表示だけを行う仕組みだ。セキュアな状態で添付のExcel文書を確認(1-2)、返事をする際には画面上に田中氏のプレゼンスと、内線電話、チャット、伝言メモ等のツールをワンタップで起動させるボタンも合わせて表示される。在席中ならば内線電話、外出中なら携帯電話にかけて細かな指示も伝えられる。このように、受け取ったメールの画面からそのまま相手の状態を確認して適切なツールが選べるのだ。

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PACDのホーム画面 メールの画面(1-1) 添付ファイルをセキュアに閲覧できる(1-2)

PACDのホーム画面。ここから各種のコミュニケーションツールにワンタップでアクセスできる

 

【シーン1】メールの画面(1-1)から添付ファイルをセキュアに閲覧できる(1-2)。さらに、送信者のプレゼンス表示、内線電話、携帯への発信、メール、チャットもすぐに使うことができる

 次に、外出先で社長に確認すべき事柄が生じた場合。PACDで社長のスケジュールを確認すると社内会議の真っ最中であることが分かった。普通なら、会議が終わるのを待って電話するか、メールを送って指示を待つところだが、PACDをフル活用する中川氏は違う。

 スケジュール画面には同じ会議の参加者の一覧が表示され、それぞれのプレゼンスも瞬時に確認できる。そこで、参加者の水谷氏がオンラインであることを確認(2-1)、Jabberを起動してチャットで状況を聞く(2-2)。議論が加熱していて社長と話はできなくても、終了と同時に水谷氏から連絡をもらえば時間のロスを最小限にできる。

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スケジュール画面には、同じ予定を共有している他の社員のリスト(会議の出席者)も表示できる(2-1) プレゼンスを確認したり、チャットでひっそりと状況を聞く(2-2)

【シーン2】スケジュール画面には、同じ予定を共有している他の社員のリスト(会議の出席者)も表示できる(2-1)。プレゼンスを確認したり、チャットでひっそりと状況を聞く(2-2)といった使い方もできる

 3つ目に紹介するのは、PACDに追加されたばかりの新機能「名刺かんたん登録機能」の活用例だ。スキャナ等で名刺を読み込むだけで(3-1)その情報を自動的にサーバーに送り、社員の共有データとして登録する(3-2)。同様の名刺管理アプリはたくさんあるが、Web電話帳にこの機能が付加されたという点が実は大きなポイントだ。コミュニケーションの場面で名刺情報を活用できる幅が広がるのである。

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受け取った名刺をスキャンすると(3-1) スマホ向けアプリPACD+を経由して名刺情報がサーバーにアップロードされる。社員の共有データとしてすぐに活用できる

【シーン3】受け取った名刺をスキャンすると(3-1)、スマホ向けアプリPACD+を経由して名刺情報がサーバーにアップロードされる。社員の共有データとしてすぐに活用できる

 例えば、田中氏が交換したA社・佐藤氏の名刺を登録すると、中川宛てに電話がかかってきた場合でも、画面にはA社の佐藤氏からの着信であることが表示される。中川氏は同氏との面識がなくとも、A社の人であることを確認したうえで「佐藤様、いつもお世話になっております」と丁寧な受け答えから始めることができるのだ。

ワンパッケージで導入運用も容易に 中堅中小の働き方変革にも最適!


 PACDを使うと、1つのアプリからこのような多彩な機能をセキュアに利用できる環境が実現する。機能ごとに複数のアプリを導入するよりも運用管理が楽になる点もポイントだ。エンドユーザーの利便性のみならず、管理者の負荷軽減に貢献できることも、PACDが支持される理由と言えよう。

 PACDを使っているスマホやPCには、顧客情報も着信履歴もメールも一切のデータが残らない。すべてサーバー上のデータを表示するだけだ。そのため、MDMを使わなくても情報漏えいのリスクを低減できる。例えば、会社支給のスマホと私物端末が混在している環境において、MDMで管理するのが難しい私物端末をPACDだけでセキュアに利用するといった運用も可能になる。

 もう1つ、Active Directory(AD)連携も管理負荷の軽減に役立つ。管理者はAD内の社員情報や認証用のIDパスワードを適正に管理するだけで、PACDのデータも同期される。

 こうした管理の容易さが評価され、これまで大企業を中心にユーザーが増えてきたが、「最近は中堅中小企業のお客様にも売れ始めている」と中川氏は話す。スマホの業務活用、ワークスタイル変革の裾野が広がっていることが、その背景にあるようだ。

 フォンアプリはこの機を捉え、中堅中小企業へのさらなる拡販に乗り出す構えだ。PACDはシスコの中小向けUCサーバー「BE6000」とのセットでも販売されている。電話やチャット、ビデオ等のUCとPACDの機能をワンパッケージで導入できるものだ。

 PBX販売を行ってきた通信機ディーラーにとっても、これまでの“電話中心”から、コミュニケーション改善とスマホ活用に提案の主軸を変えるための商材になり得る。「お客様の拠点にBE6000を設置するだけで手間なく使えるよう、我々が設定を行って納品する」と中川氏は、販売パートナーの取り扱いを容易にして、互いにビジネスを成長させていこうと意欲を示す。「これまでシスコ製品を扱っていないディーラーの方々にも、ぜひ新たな商材として活用していただきたい」と話している。

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