日本マイクロソフト Microsoft(R) Lync(R) 2013 UC導入とワークスタイル変革が本格化 Lyncを基盤に“人中心”の働き方へシフト

ワークスタイル変革に向けて、ユニファイドコミュニケーション(UC)を導入する動きが広がっている。「Microsoft Lync」もその中心となる製品の1つだ。Lync導入企業はどのような目的からコミュニケーション基盤の刷新に取り組んでいるのか。顧客企業に対してLyncを軸としたUCを提案しているKDDI、日本テレワーク協会のキーマンに現状を語ってもらった。

●ワークスタイル変革、UC導入に対する企業の取り組み状況について、教えてください。

内田 恵 氏

働き方まで“ガラパゴス”にならないよう
海外と同じワークスタイル環境を作りたい

KDDI株式会社
ソリューション推進本部 パートナーソリューション部長
内田 恵

KDDI:内田 オフィス移転などを機にUCの導入を真剣に検討される企業が非常に増えています。我々のUC提案ビジネスも活発化してきたところです。

製造業や官公庁でも導入検討が進んでいる
UCで働き方を変えようという強い意思を感じる

KDDI株式会社
ソリューション推進本部 パートナーソリューション部 3グループリーダー
藤田 英世

藤田 英世 氏

KDDI:藤田 UCの検討そのものは以前から多かったのですが、最終的に導入を決断するお客様は少数でした。しかし昨今は「最後までやり通す」というお客様の強い意思が感じられます。

●その変化はなぜ起こったのですか。

藤田 きっかけは2つあります。1つは、東日本大震災を経験し、いつでもどこでも誰とでもアクセスできるコミュニケーション環境の必要性を痛感したこと。もう1つはデバイスの進化です。誰もが1人1台スマートフォンやタブレットを持つようになったことで、UCが使いやすい環境が整いました。

今泉 千明 氏

社員の意識変革を促すことを目的に
テレワークを導入する企業も増えている

一般社団法人 日本テレワーク協会
主席研究員
今泉 千明

日本テレワーク協会:今泉 テレワークの導入にも同じことが言えます。2011年3月以降は事業継続対策でテレワーク導入が進みました。現在はワークスタイル変革や、社員の意識改革を目的にテレワークを実施する企業も増えています。以前はIT関連や外資系企業が主でしたが、最近では他の様々な業界にも広がっていますね。

 また、ワークライフバランスを目的とするケースも目立ちます。在宅勤務制度を作って育児期の女性の就労を支援するといった取り組みです。週に1日か2日、在宅で業務ができるようにするだけでも十分な効果があり、導入した企業からは「在宅勤務が無ければ会社を辞めざるを得なかった」という社員の声が聞かれます。

●日本企業の置かれた環境が変化したことで、様々な目的からワークスタイル変革に取り組む企業が増えているということですね。

女性・高齢者の活用や人材確保も含め
様々な観点でUCの価値が認められている

日本マイクロソフト株式会社
Office ビジネス本部 エンタープライズプラットフォームグループ
エグゼクティブプロダクトマネージャー
小国 幸司

小国 幸司 氏

日本マイクロソフト:小国 お客様の意識の変化を強く感じます。業務効率化や生産性の向上、事業継続対策といった目的だけでなく、ワークライフバランスや女性・高齢者の活用など、様々な目的を持つお客様がUCに、Lyncに価値を見出していただいています。

藤田 製造業や官公庁のお客様の案件も増えており、日本全体で動きが活発化しつつあるという実感があります。

今泉 日本は今後、労働力人口が急激に減少する時代を迎えますが、それをカバーするためには女性や高齢者の労働力を有効に活用するという視点が欠かせません。企業にとっても、多様な働き方を実現することは、優秀な人材の確保にもつながります。

小国 特に中堅中小企業にとって人材確保は大きな課題で、その解消にLyncが貢献した例もあります。家庭の事情で会社に通勤できない実家に帰らなければならなくなった方が、実家からLyncで会議に参加したり報告を行ったりして業務を続けたケースがありました。

内田 そのように企業の考え方が変化したところに、スマートデバイスや、LyncのようなUC製品の機能も向上しました。ワークスタイルの課題を認識されたお客様が、それを解消するためのソリューションを豊富な選択肢のなかから選べるようになったのです。こうした複数の要素が合わさって、UC導入の動きにつながっています。

「場所から人へ」の意識改革が肝 従来のスタイルを捨てる勇気も


●UC導入、ワークスタイル変革を成功させるキーポイントは何でしょうか。

藤田 場所に縛られた仕事のやり方から、“人”に紐付いた仕事に変わること。この意識改革が何より重要です。

 特にキーになるのが電話の使い方です。UCは電話・メール、IM/プレゼンス、Web会議などを統合し、人を起点として最適なデバイスと通信手段でコミュニケーションが行えるようにすることです。したがって、従来の「代表電話」をベースとした電話運用と仕事のやり方をいかに捨てられるかがキーポイントになります。我々がLyncを提案する際も、1人1番号を持ち、部署ではなく人を起点にしたコミュニケーション環境を作ることを柱にしています。

今泉 個人にダイレクトにつながるようにすることは、テレワークにおいても非常に重要です。

●従来のやり方を捨てて、新しいやり方を作る。難しい取り組みですね。

藤田 電話を取り次いで転送することが本当に必要なのか、お客様にはそこから考えていただいています。電話をかける側にとっても、本人にダイレクトにつながったほうが良いはず。UCは電話の置き換えではありませんから、働き方と電話の使い方を改めて考えてもらうことが大切です。

内田 今はその過渡期と言えますね。我々は内線電話を残して従来の使い方も踏襲し、改善しながらUC環境に移行できるようにお客様を支援しています。

 電話に依存しているものを1つ1つ変えていく、地道な取り組みも欠かせません。従来の電話中心のコミュニケーションのやり方が、日本企業のワークスタイル変革の足枷になっていることは間違いなく、それが海外との差を生んでいます。働き方まで“ガラパゴス”になってしまわないよう、海外並みのワークスタイル環境を作れるようにお客様をサポートしていきます。

商談や顧客対応にWeb会議を活用 UCを売上アップの攻めのツールに


●場所に囚われない働き方を実現するには、会議をいかにスムーズに行えるようにするかも重要です。

今泉 日本のホワイトカラーの生産性が低いと言われますが、一番のネックは会議時間の長さです。Lyncをうまく活用すれば、Web会議で対面に近い会議が簡単に行えますから、移動時間も削減できます。テレワークを実施する企業にとっても非常に有効です。

内田 KDDIでは、お客様とのミーティングにもLyncの会議を使っています。出張費が削減できることはもちろん、普段から会議のための移動時間が削減できるようになります。業務効率のアップに大きく貢献します。

●内部の社員同士だけでなく、異なる企業間、あるいは企業対個人のコミュニケーションをUCでどう効率化するかという点も重要なポイントですね。

内田 ワークスタイル変革を考えるうえでその点はもう1つのキーポイントです。顧客企業との商談や、コンシューマのお客様とのコミュニケーションを改善することにUCが貢献できれば、企業は売上向上のための“攻めのツール”としてUCに投資できます。そうしたシーンにUCををどう適用していくかを考える企業も出てきています。

今泉 営業が顧客との商談を行う場合に、在宅で仕事をする専門家がWeb会議で遠隔から参加するという使い方も出てきています。あるデザイン会社では、遠隔地にいるデザイナーがWeb会議でクライアントとの打ち合わせに参加し、要望に即座に対応してデザインを手直しすることで、ビジネスのスピードアップに成功しています。

内田 まさに、コミュニケーションのやり方を変えると競争力がアップするという好例ですね。多くの人が連携するビジネスの場で全員が同じ情報を共有し、それぞれの立場で実力を発揮できるようになるわけです。Lyncは、電話やメール、チャット、Web会議といった多様なツールが連携し、その場その場で最適なものを選べるのが利点ですから、そういった使い方をお客様にもっと訴求していきたいですね。

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