日本電通 無人受付システム「オレッセシリーズ」 生産性向上とイメージアップの一石二鳥! 現代の企業ニーズに応える無人受付「オレッセ」

今、無人受付システムを導入する企業が増加中だ。その背景の1つとしてあるのがオフィス環境やワークスタイルの変化――。なぜ無人受付システムが企業の生産性向上やイメージアップに貢献するのかを、日本電通の新庄正彦氏に聞いた。
新庄正彦氏

日本電通 理事
情報通信ビジネス本部
副本部長
兼 事業開発部 部長
兼 経営企画本部
技術開発・支援部 部長
新庄正彦氏

 「無人受付」と聞いて多くの人が思い浮かべるのは、内線電話機と部門代表番号の記された案内板が置かれた受付の姿だろう。しかし最近、こうした簡易的な無人受付から、日本電通の無人受付システム「オレッセシリーズ」へとグレードアップする企業が増えている。

 「2003年からオレッセシリーズを提供していますが、その販売実績は昨年から大幅に伸び始めています」と語るのは同社の新庄正彦氏だ。

 企業の間で無人受付システムのニーズが高まっている理由は一体どこにあるのか。新庄氏によれば、企業を取り巻く環境の変化も大きく影響しているという。つまり、あなたの会社でも、まだ気づいていないだけで、今すでに無人受付システムの必要性が高まっているかもしれないのだ。

部門代表番号での取次業務に課題発生!


 企業にとって「受付」は、訪問客を最初に迎える重要な役割を担っている。求められるのは、(1)自社の担当者に適切かつ効率的に取り次ぐことと、(2)訪問客に好ましい印象を与えること。

 この2つの要件は今も昔も変わらないが、前者に関しては実は状況が変化している。電話機と部門代表番号の案内板による無人受付では業務上、多くの支障や無駄が発生することが増えているのだ。

 例えば、来訪を知らせる内線を部門代表番号で受けたが、肝心の担当者が周囲に見当たらないというケース。「固定席を用意しないフリーアドレスオフィスの普及やモバイルワーカーの増加などが進んだ結果、部門代表で受けて取り次ぐという従来のやり方自体が難しくなっています」と新庄氏は指摘する。

 また、昨今の厳しい経済情勢を受けて、庶務担当のアシスタントスタッフの数を減らしている企業は多く、取り次ぎ業務による生産性低下という課題にも経営層は以前よりセンシティブになっている。

 こうした問題は、受付から担当者の内線に直接つながるようにすれば解決できるが、従業員数にかかわらず、全員の名前と内線番号を案内板に記すというのはセキュリティの観点から賢明な策ではない。そこで注目されているのが、タッチパネル操作で人名を検索し、担当者に直接連絡をとれる無人受付システム、オレッセシリーズというわけだ。

オレッセシリーズのメニュー画面

オレッセシリーズのメニュー画面。担当者の名前から直接連絡できる。また、もちろん所属部署などから連絡することも可能だ

 「取り次ぎ業務の排除と、それによる生産性の向上と速やかな来客対応の実現――。これがオレッセシリーズを導入された多くの企業の第一目的です」と新庄氏は説明する。

高い投資対効果で自社のイメージアップが可能


 受付に期待されるもう1つの役割であるイメージアップを主目的に、オレッセシリーズを採用した企業も多い。有人受付には及ばないかもしれないが、それに匹敵する“おもてなし”をスタイリッシュな無人受付システムで提供しようという狙いだ。

 「『イメージアップしたいから』という理由から、ワンフロア・従業員十数名の企業で特に取次業務に課題は抱えていないにもかかわらず、導入していただくケースも結構あります。自社のイメージを向上させたいのはどの企業も一緒ですが、なかなか投資対効果の高い手段は見当たらないものです。ところが、オレッセの標準価格は55万円(税別)〜。5年間で計算すると、1年当たり約10万円でイメージアップを図れます」

 オレッセシリーズは、デジタルサイネージ機能も備えており、自社の商品紹介などをさりげなく行うことも可能だ。

豊富なラインナップもオレッセシリーズの特徴

豊富なラインナップもオレッセシリーズの特徴。受付カウンターへの設置や壁掛けに対応する「カウンタータイプ」(15インチと11.6インチの2種類)と自立型の「スタンドタイプ」のほか、ソフトウェアのみ提供する「ソフトウェアタイプ」、複数テナント向けの「マルチオフィス」を用意している

 また、メニュー画面の受付嬢の部分も自社で自由に差し替えられるし、待機(待受け)画面では季節(期間設定可)毎に最大10種類の画像を表示させることができる。

待機(待受け)画面1待機(待受け)画面2待機(待受け)画面3
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待機(待受け)画面用の画像は季節毎に用意され、自社で用意しなくても自由にダウンロードできるようになっている

徹底的に磨き上げた操作性と充実のサポート体制


 使い勝手へのこだわりも、忘れてはならないオレッセシリーズの特筆すべき点である。日本電通が無人受付システムを商品化したのは2003年だが、自社内だけで利用していた時期も含めると、その歴史は20年にも及ぶ。その間、「来訪された方が迷わず操作できるよう、徹底的に容易でスムーズな操作性を追求してきました」。

 データメンテナンスの容易性にも非常にこだわっている。組織変更や人事異動の都度、無人受付システムのデータはメンテナンスする必要があるが、ユーザー企業自身で簡単に運用管理できるよう腐心してきたという。その結果、オレッセシリーズには5年間の無料ヘルプデスクサービスが付いているが、「ヘルプデスクの出番はほとんどありません(笑)」とのことだ。

データメンテナンス画面オプション設定画面
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一目見れば直感的に操作方法が分かるように工夫されたデータメンテナンス画面

 さらにサポート体制については、5年間の製品保証、全国47都道府県の保守サービス拠点という充実ぶりも見逃せない。どの企業でも安心して、取り次ぎ業務の効率化による生産性向上とイメージアップという“一石二鳥”を実現できるのがオレッセシリーズなのである。

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ホワイトペーパーダウンロード ワークスタイルが変わると受付も変わる
〜モバイル時代の企業の受付は何が違うか〜


無人受付システム『オレッセ』は、取次業務を極力、排除し現場の生産性向上をさせ、エントランスのイメージをアップし、さり気ないデジタルサイネージ機能も実現します。特に昨今は企業のモバイル活用が進みワークスタイルも変化しており、受付システムにもその影響が及んでいます。

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