日本マイクロソフト Microsoft(R) Lync(R) PBXの無駄なコストを劇的削減! いま電話を選ぶなら答えはLync

「電話システムは膨大なコストがかかっている割にリターンが低い」。こうお悩みの企業の方に朗報です。「Microsoft Lync」なら、IP-PBXよりも格段に低いコストで電話システムの導入・構築・運用が可能。このため従来、無駄にかかっていた電話関連コストを、より有効な投資先に振り向けられます。

 「電話をする機会はめっきり減ったのに、なぜPBXにこんなに高い投資をしなくてはならないのか」。これが、多くの経営者、IT部門、総務部門の本音ではないでしょうか。現在の企業コミュニケーションの主役といえば、もちろん電子メール。利用頻度の減った電話システムのROI(投資収益率)は、かつてと比べて著しく悪くなっているのが実態です。ただ、かといって電話をなくすという選択肢もあり得ません。電話は今後も企業にとって不可欠なコミュニケーションインフラであり続けるでしょう。

 かくして、ほとんどの企業が「膨大なコストがかかっている割にリターンが低い」と嘆きつつも、今まで通りにPBXの更改を続けているわけです。しかし、本当に別の選択肢はないのでしょうか。

 実は最近、“新しい選択肢”によって、従来の電話システムに対する不満を解消する企業が増えています。彼らが選んだのは日本マイクロソフトが提供する「Microsoft Lync」。電話システムのROIを高めたい企業にとって、最善の選択肢となるものです。

Microsoft Lync

半分に減ったコストをより有効なIT投資へ


 「一般的なIP-PBXと比較すると、1ユーザー当たりのコストは半分以下。電話システムへの無駄な投資を大幅に削減できます」。日本マイクロソフトはLyncのコストメリットについてこう説明していますが、なぜコストがこれほどまで違ってくるのでしょうか。その理由は、Lyncなら汎用のITの世界に電話システムを統合できるからです。

一般的な電話システムとのコスト比較

一般的な電話システムとのコスト比較

 Lyncは、ソフトウェアベースで電話システムを構築できるソリューションです。必要なのは汎用のサーバーや汎用のPCクライアント、そして汎用のIPネットワーク。このため、すでにあるLANやPCクライアントなどの汎用IT資産をそのまま活用できるほか、電話番号などの設定変更作業なども自前で行えます。対して、メーカー独自仕様となっているIP-PBXは、ハードウェア・構築・保守すべての面で割高です。例えば、自動販売機の運用事業を行うネオスでは、IP-PBXからLyncへの移行によって、運用コストを大幅に削減しています。

斉藤竜馬氏 IP-PBXの運用コストを1/4にまで削減 ――ネオス株式会社

情報システム課
課長

斉藤竜馬

IP-PBXからLyncへの移行によって、運用コストは大幅に削減されました。「従来と比較して1/4という、圧倒的な低コスト運用を実現しています」と斉藤氏。この効果だけで初期投資を、わずか2年で回収できると説明します。

 コミュニケーションにかかる間接コストの削減にも大きく貢献します。Lyncは、公衆無線LANや自宅などインターネットに接続できる場所であれば利用可能。固定電話のように場所に縛り付けられずに、どこにいてもPCや各種スマートデバイスで外線・内線の発着信が行えます。このため、コミュニケーションロスを低減できると同時に、携帯電話の通話コストも削減できるのです。さらにLyncにはIMやオンライン会議もシームレスに統合されており、離れた場所にいる相手とのリッチコミュニケーションも手軽に実現できるため、出張などにかかる費用や時間も減らせます。

 日本を代表するビールメーカーであるサッポロビールでも、Lync導入により通信コストや出張費などの大幅削減を見込んでいます。そして、従来、余計にかかっていた電話関連コストを削減できれば、より有効な投資にまわすことができます。

コスト削減効果は今後5年間で8億円に達すると試算 ――サッポロビール株式会社 駒澤正樹氏

ITソリューション部長

駒澤正樹

Lync導入によるコスト削減効果は、今後5年間で最低でも4.5億円に達すると試算されています。この数字はおもに携帯電話の通信コスト削減で占められており、出張費削減などの効果は含まれていません。IMや電子会議の活用が広がっていけば、出張費も2割程度減らせると予測されています。この数字も含めれば、コスト削減効果は8億円に達すると期待されています。

電話の“欠点”をLyncが補強 メール偏重の非効率を改善


 このように劇的なコスト削減を実現するLyncですが、もう1つ大切なポイントがあります。それは、電話の価値そのものも向上させられる点です。電話による音声通信は効率の良いコミュニケーション手段ですが、実際にかけてみるまで相手が会話できる状態にあるかどうか分からないため、つい電子メールばかり使ってしまう人が増えています。この大きな課題を、Lyncの基本機能であるプレゼンスが解決します。

LyncのPC向けクライアント画面

LyncのPC向けクライアント画面。相手のプレゼンスを確認してから電話をかけられる

 プレゼンスとは、連絡相手の状態を事前に把握できる機能です。PCの操作状況やスケジュールなどに応じて、「連絡可能」「取り込み中」「通話中」「会議中」などとプレゼンスが自動更新されるため、電話がかけやすくなります。大手人材派遣会社のインテリジェンスは、これによりコミュニケーション効率を大幅に改善しました。

小澤稔弘氏

CHQ管掌
常務執行役員 兼
グループCIO

小澤稔弘

どこにいてもシンプルな手順で通話可能になる手軽さが意思決定のスピードを高める ――株式会社インテリジェンス

「当社はメール文化が浸透しており、若い人は特にあらゆる連絡にメールを使いたがる傾向があります」と説明するのは、CHQ管掌 常務執行役員 兼 グループCIOの小澤稔弘氏。電話をかけるという行為に抵抗を感じる社員も少なくないと言います。しかし電子メールは電話に比べ、生産性が低いと指摘。「電話ならすぐに済んでしまうことなのに、20〜30分かけてメールを書く人もいます。しかしこれは非常に無駄な作業です」。

 さらに、ポータルやOutlook、Excelなど既存のITシステムに、電話を含むコミュニケーション機能を埋め込むことができるのも、Lyncが従来の電話システムと大きく異なっている点です。例えば、電子メールの宛先に記された名前から、プレゼンスを確認したうえで電話やIMなどのコミュニケーションをスタートさせることなどが可能です。また、会話の展開に応じて、オンライン会議などのより適切なコミュニケーション手段にシームレスに切り替えることもできます。Lyncは、コミュニケーション効率の革新的な向上を企業にもたらすのです。

 PBXのリース切れや老朽化、あるいはオフィス移転などで電話システムの更改を検討している企業には現在、2つの選択肢が用意されています。1つは膨大なコストがかかるIP-PBX、もう1つは高ROIなLync――。後者の場合、その先にはユニファイドコミュニケーションによるワークスタイル変革への道も続いています。どちらが賢い選択なのか、その答えはもう明らかでしょう。

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