日立製作所 ビデオ会議システム「Wooolive」 業務の隅々まで浸透するビデオ会議 “当たり前に使える”ポイントとは

拠点に1台から、部署に1台、そして一人に1台へ――。ビデオ会議を日常的なコミュニケーションツールとして業務の隅々で利用したいというニーズに応えるべく、“手軽さ”を徹底的に追求した日立製作所の「Wooolive」。ビデオ会議を身近なものにするためのポイントをレポートする。
※Woooliveは、日立ハイビジョンテレビ「Wooo」と日立ビジュアルコミュニケーションシステム「NetCS-HD」を活用したビデオ会議システムの名称です。
林登志雄氏

日立製作所
通信ネットワーク事業部
企業ネットワーク本部
製品企画部 技師
林登志雄氏

青木泰氏

日立製作所
通信ネットワーク事業部
販売推進センタ
主任技師
青木泰氏

 ビデオ会議の利用シーンが多様化している。かつては経営幹部が専用会議室に集う定例会がもっぱらだったが、今では、遠隔教育や研修、あるいは離れた部署や社員が連携して業務を行う際の日常的なコミュニケーションに使うケースも珍しくない。

 「ビデオ会議の有効性が理解されるにしたがって、もっと日常的に使いたいというニーズが広がった。業務全体のスピードアップが可能になると、お客さまはものすごく期待されている」

 そう語るのは、ビデオ会議システム「Wooolive」を開発・販売する日立製作所の青木泰氏だ。

 単なる「会議の効率化」から、業務全体を効率化するためのコミュニケーションインフラへ――。その期待に応えるべく同社は、ビデオ会議を身近にすることを徹底的に追求している。

ユーザーを選ばない“電話のような”操作感


 第1のポイントは、ITリテラシーを問わず誰でも使える簡便さ。当たり前のようだが、これがなかなか実現できなかったのが“かつての”ビデオ会議だった。IT担当者が会議の予約設定をして、開始時間の30分前から準備するようでは“日常的”には程遠い。

 Woooliveの接続操作は、まるで電話だ。使いたいときに画面上の電話帳から相手の端末を呼び出す。招集される側は電源を入れるだけという手軽さだ。多地点会議の場合も、複数回これを繰り返し、相手を順に呼び出せば良い。

 一般的な多地点接続装置(MCU)を使ったシステムでは、事前にMCU内に仮想会議室を予約し、そこに各端末が集まってくるため、すべての端末で接続するための操作が必要になる。

 一方、Woooliveは端末ごとに仮想会議室を持っており、そこに他の参加者が集まって多地点会議を行うイメージ。この発想が、前述にある電話のような使い勝手を可能にしている。

ワークスタイルに合わせてビデオ会議を持ち歩く


 使い道を広げるためにもう1つ重要なのが、端末のラインアップだ。

 部署・社員ごとに業務スタイルや環境は当然異なる。利用シーンに応じて最適な端末が選べるように、「部署に1台、一人1台といったニーズも見越して、端末の選択肢を増やしている」と青木氏は話す。

 Woooliveは従来、据え置き型の専用端末「セットトップ」と、PCにインストールするソフトウェアクライアント「デスクトップ」を用意。後者は、小規模拠点へ低コストに端末を展開したり、社内のフリースペースや自席、さらに自宅や取引先などへノートPCを持ち運んで会議をするといったシーンで使う。

 だが、PCを使う以上はどうしても、操作が不慣れなユーザーが出てくる。そこでまず追加したのが、カメラ・ディスプレイ一体型の「オールインワン端末」だ【写真1】。社内のどこにでも持ち運んで、電源とLANケーブルを挿せば空きスペースですぐに使える。少人数の拠点用、エグゼクティブの専用端末、店舗での相談端末に使ってもよいだろう。

【写真1】

【写真1】7月から発売したオールインワン端末。ディスプレイ上部にカメラを内蔵しており、リモコンとマイクスピーカーもセットで提供。電源とLANケーブルをつなぐだけで、すぐにビデオ会議が使える

 さらに、社外業務での利用や、個人のワークスタイルに特化した使い方の可能性を広げるのが、スマートフォンの活用だ【写真2】。

【写真2】-1【写真2】-2

【写真2】Android端末向けアプリの提供開始により、スマートフォンでも利用可能に。資料共有時には、指でドラッグするだけで表示範囲を自由に変えられるので、データを隅々まで見ることができる
※スマートフォン利用での画面仕様は、製品の改良などのため変更することがあります。

 Android端末向けの専用アプリを10月から提供開始。アイコンをタップしてログインすると電話帳が開き、そこから相手を選べば簡単につながる。資料共有や分割画面表示も可能だ。

 PCよりも圧倒的に持ち運びやすいスマートフォンとビデオ会議を融合することで、何が可能になるのか。

 「保守メンテナンスや工事の現場など、従来は写真を撮って帰って後で社内で確認していたような業務で、社内と現場をビデオ会議で結ぶ。スマートフォンのカメラ映像で、施工の状況がリアルタイムに社内から見える。また、資料共有機能で本部からマニュアルや手順書を現場に送れる」と話すのは、林登志雄氏だ。すでに試行しているユーザーから、業務効率化に有効との評価を得ているという。

 また、災害時の緊急対応にも有効だ。

 ある自治体では、災害対策本部と現場などをWoooliveでつなぎ、迅速な緊急対策を実現している。スマートフォンも活用できれば、有事の際に最寄りの職員がカメラで現場状況を撮り、それをすぐに対策本部と共有できる。反対に、本部からの指示も映像や資料付きで現場に伝えられる。自治体などからは、そうした使い方に大きな期待が寄せられているようだ。企業のBCP(Business Continuity Plan)にも有効なソリューションになるだろう。

「一人1台」でも効率運用 管理者にも嬉しい集中制御の利点


 ここまで見てきたのは、エンドユーザーである社員の視点での“手軽さ”へのこだわり。それだけでなく、利用シーンを広げるためには、運用管理の手間も最小化する必要がある。

図表 端末ラインアップの拡充でビジュアルコミュニケーションの利用シーンを拡大

図表 端末ラインアップの拡充でビジュアルコミュニケーションの利用シーンを拡大
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 Woooliveはサーバークライアント方式であり、すべての会議接続をサーバーで集中制御する。そのため、電話帳データや接続履歴、操作ログ、障害ログなどが一元管理できる。これが、1対1のときはP2P接続し、多地点会議ではMCUを経由する他社システム――データやログが端末とMCUに分散する――との大きな差になる。

 Woooliveでのシステム拡張は、ライセンスの追加とサーバー内の電話帳のみを更新すればよい。また、導入効果を測定するために、端末ごとの利用頻度や接続先を分析するときも、各端末からログを収集する面倒な作業なしにサーバーから全端末のログが取れる。利用実態を正確に把握することは、頻度の少ない部署に利用を促したり、頻繁に活用する部署には端末を増設したりといった適切な運用を行うために不可欠だ。

 簡単な操作と端末のバリエーションで、利用する社員の利便性を高めるだけでは、社内外の至るところで日常業務にビジュアルコミュニケーションを積極的に活用するには不十分だ。

 利用シーンを拡大させても効率的に運用するための「手間いらず」への工夫。これも、これからのワークスタイルを考えるうえで非常に重要な要素だ。

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通信ネットワーク事業部
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