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【取引先からも好評!】日本コンタクトレンズ研究所のiPhone&Google Apps活用術

文◎重森大(ITライター) 2014.06.19

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日本コンタクトレンズ研究所のオフィスに
展示されていたナーゲル式アノマロスコープ。
色覚異常に関する検査器械だという

コンタクトレンズの卸売を行う日本コンタクトレンズ研究所(本社:愛知県名古屋市)。同社の営業担当者がカバーするエリアは広く、移動時間が長いときには半日にも及ぶ。そこで、導入したのがiPhoneとGoogle Appsだ。外出先でも社内にいるのと同じように、添付ファイルの確認や会社のメールアドレスでの返信ができる体制を整えた。

iPhoneとGoogle Appsでスマートフォンの力を活かせる環境へ

プライベートでiPhoneを使っている社員から「会社支給のスマートフォンもiPhoneに移行してほしい」と要望する声も上がるなか、転機が訪れる。それは、KDDIから2013年暮れ、iPhoneとGoogle Appsを組み合わせた活用について提案されたことだった。

iPhoneに移行し、スマートフォンへの取り組みを仕切り直すべきかどうか――。葛藤や不安もあったというが、Google Appsの活用について学ぶセミナーに参加したことで、懸念は氷解していく。

「Androidと比べて直感的に使えるiPhoneのインターフェイスに、作り込まれたGoogle Appsのアプリ。これなら当社の従業員でも使いこなせると感じたからです」

業務に使うメールをGmailに移行すれば、自社ドメインのメールで大容量の添付ファイルを扱えるようになる。それぞれの社員に割り当てられるメールボックスの容量も大幅に増えるうえ、外出先でもiPhoneから添付ファイルを確認できる。

「以前から、会社のメールを携帯電話に転送し、外出先で確認している社員はいました。しかしファイルサイズの制限が厳しく、添付ファイルを確認できることはほとんどありませんでした。また、そのまま返信すると携帯電話のメールアドレスから返信されてしまうのも問題でした」

Gmailなら外出先からでも、会社のメールアドレスを使って返信できる。メールの添付ファイルを確認して、素早く返信できるようになるだけでも効果は大きい。同様の機能を持つ他のクラウドサービスとの比較検討も行ったが、多機能過ぎて高コストなサービスばかりだったという。

「当社が求めたのはメールを中心としたコミュニケーションのクラウド化でした。その視点で比較し、求める機能とコストのバランスが最も優れていたのがGoogle Appsだったのです」

 

ワンストップサポートで導入・運用もスムーズ

スマートフォンの活用が深まらないまま迎えた機種変更だったため、実は大堀氏らは、営業現場から反発があることも覚悟していたそうだ。しかし実際には、「あまりの抵抗感のなさに驚いたくらい」。新しいデバイスの導入につきものの操作に関する問い合わせもほとんどなく、iPhoneはすぐ現場に浸透していったという。

「タッチパネルによる操作など、すでにスマートフォン自体には馴染んでいたことが、抵抗感を少なくしたのかもしれません。加えて、それまで使っていたAndroidと比べて、iPhoneのインターフェイスが直感的で扱いやすかったのも抵抗なく展開できた要因だと思っています」

スムーズな導入を実現した陰には、「KDDI Smart Mobile Safety Manager」の効果もあった。スマートフォンの設定変更やアプリケーション配布を一括管理できるサービスで、デバイスを配布した後からでも設定変更やアプリケーションの自動インストールを遠隔から実行できる。

「IT運営を支援してくれているKDDIまとめてオフィスにもお世話になりました。Gmailに移行する際のドメイン名設定が難しかったのですが、まとめてオフィスに問い合わせたら、すぐに具体的な設定方法を教えてもらえて助かりました」

日本コンタクトレンズ研究所は、iPhoneとGoogle Appsに加えて、MDM(モバイルデバイス管理)や固定電話回線もKDDIのサービスを採用している。「ワンストップでお願いできるというのは楽ですし、心強いことです」と大堀氏は語る。

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